Avis 20200094 Séance du 04/06/2020

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 janvier 2020, à la suite du refus opposé par l'administrateur général du Conservatoire national des arts et métiers (CNAM) à sa demande de copie sous format papier ou numérique des documents suivants, concernant son client : 1) l’intégralité de son dossier de son entrée à sa sortie de fonction ; 2) l'ensemble des pièces justifiant la saisie de la somme de 4.381,76 euros au titre d’un trop perçu sur les rémunérations allant du 1er février au 30 novembre 2018. S’agissant des documents sollicités au point 1), la commission rappelle que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sauf à ce que soit pendante une instance disciplinaire, le droit d’accès fondé sur le code des relations entre le public et l'administration, loi générale, s’effaçant lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours au bénéfice des dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. Après avoir pris connaissance de la réponse de l'administrateur général du Conservatoire national des arts et métiers, la commission observe que le demandeur a fait l’objet d’un licenciement pour inaptitude physique le 22 février 2019. La commission précise que si certains des documents sollicités sont nécessairement en possession du demandeur dès lors qu'ils auraient été produits dans le cadre d’une précédente procédure disciplinaire diligentée en 2015 ou dans le cadre de la procédure pour licenciement précitée, cette circonstance ne saurait faire obstacle à l'exercice du droit d'accès que l'intéressé tient du livre III du code des relations entre le public et l'administration, dès lors que ces documents ont été conservés par l'administration et que la demande ne présente pas un caractère abusif. La commission observe toutefois que l’administration a, en réponse à la demande que lui a adressée Monsieur X, invité ce dernier, par courrier du 10 mars 2020, à venir consulter son dossier administratif. La commission estime ainsi que la demande porte sur les modalités de communication du dossier administratif, dont seule une consultation a été proposée à l'intéressé. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. De la même manière, s’agissant des documents sollicités au point 2), alors même que Monsieur X a été destinataire d’un courrier du 30 janvier 2019 de l’agent comptable lui donnant toutes les précisions sur le trop-perçu sur rémunération et qu’un titre exécutoire lui a été adressé le 11 septembre 2019, il appartient à l’administration de lui transmettre les documents sollicités qui lui sont communicables sur le fondement de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie des documents demandés à Monsieur X selon les modalités précédemment rappelées, en application des dispositions de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration.