Avis 20195749 Séance du 25/06/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 29 novembre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de La Possession à sa demande de communication, par mail, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants : 1) la liste, sous format excel, du personnel employé par la ville à la date du 1er octobre 2019 comprenant les informations suivantes : a) matricule (ou numéro agent), nom d’usage, prénom(s) ; b) date d’entrée dans la collectivité ; c) statut (titulaire, stagiaire, contractuel en contrat à durée déterminée ou indéterminée (CDD ou CDI), emploi de droit privé ou public) ; d) pour les contractuels CDD : durée du contrat en cours et date de fin de ce dernier ; e) grade ; f) type de temps de travail (temps complet ou non complet) ; g) affectation service/direction/pôle/direction générale adjointe (DGA) ; h) intitulé du poste ou de la fonction ; 2) la liste, sous format excel, des agents bénéficiaires depuis mars 2014 de mesures de nominations en qualité de stagiaires ou de titularisations directes comprenant les informations suivantes : a) matricule (ou numéro agent), nom d’usage, prénom(s) ; b) date de nomination stagiaire ou de titularisation directe ; c) grade de nomination stagiaire ou de titularisation directe ; d) affectation service/direction/pôle/DGA ; e) intitulé du poste ou de la fonction ; f) motif de nomination stagiaire ou de titularisation directe (inscription sur liste d’aptitude suite à réussite à un concours ou au choix) ; 3) la liste, sous format excel, des contrats à durée indéterminée signés depuis mars 2014 comprenant les informations suivantes : a) matricule (ou numéro agent), nom d’usage, prénom(s) ; b) date de « passage » en CDI ; c) affectation service/direction/pôle/DGA ; d) intitulé du poste ou de la fonction ; e) durée d’ancienneté de services à la date du passage en CDI ; 4) la copie, au format PDF, des procès‐verbaux des réunions du comité technique s’étant tenues depuis mars 2014 ainsi que les suites réservées aux avis rendus par ce comité technique ; 5) la copie, au format PDF, des derniers arrêtés de nomination par voie de détachement ou actes de recrutement des agents occupant les emplois fonctionnels de directeur général des services (DGS) et directeur général adjoint des services (DGAS), après occultation, le cas échéant, des mentions confidentielles. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du maire de La Possession à la date de sa séance, la commission rappelle, en premier lieu, que si la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens, elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, des noms, prénoms, grade, position statutaire et affectation des agents. Le motif de leur recrutement, ainsi que leur qualité (titulaire, stagiaire ou contractuel notamment), est également communicable. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle individuelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés, etc.) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise, en outre, que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). En application de ces principes, la commission estime que la liste des agents d'un organisme public, quelque soit leur situation administrative (titulaire, stagiaire ou contractuel) ne faisant apparaître que les mentions souhaitées par le demandeur constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet, dès lors, un avis favorable à la communication des listes demandées aux points 1) à 3) de la demande, sous réserve qu'elles existent ou qu'elles puissent être établies au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant. La commission rappelle, en second lieu, que les comptes rendus et procès-verbaux des séances des comités techniques sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, dès qu'ils ont été validés, sous réserve de l'occultation préalable des éventuelles mentions couvertes par l'un des secrets protégés par les articles L311-5 et L311-6 du même code, notamment le respect de la vie privée dans le cas où des situations individuelles sont examinées ou mentionnées. Elle précise, par ailleurs, que les décisions prises à la suite de ces avis sont également communicables à toute personne qui en fait la demande en application des mêmes dispositions ou sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, si elles prennent la forme d'un arrêté municipal ou sont annexées à une délibération du conseil municipal, sous réserve, toutefois, que l'administration soit en mesure d’identifier les documents souhaités. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 4) de la demande. La commission rappelle, en dernier lieu, que le Conseil d’État a jugé, dans sa décision Commune de Sète, du 10 mars 2010 (n° 303814), que les dispositions précitées de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, dont la portée n’est pas limitée aux arrêtés réglementaires, ne sauraient être interprétées, eu égard à leur objectif d’information du public sur la gestion municipale, comme prescrivant la communication des arrêtés portant des appréciations d’ordre individuel sur les fonctionnaires communaux. Ainsi, les arrêtés portant mesure individuelle de recrutement ou de détachement qui ne sont pas susceptibles de comporter une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée sont intégralement communicables à toute personne qui en fait la demande. En l'espèce, la commission, qui n'a pas pu prendre connaissance des documents mentionnés au point 5) de la demande, émet par suite un avis favorable à la demande, après le cas échéant, occultation des éléments de la rémunération liées, soit à la situation familiale et personnelle des intéressés ou à l'appréciation ou au jugement de valeur porté sur leur manière de servir. La commission indique, enfin, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code.