Avis 20195669 Séance du 30/06/2020

MadameX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 novembre 2019, à la suite du refus opposé par le président de l'Université Paul-Valéry Montpellier 3 à sa demande de communication des pièces composant son dossier administratif et académique au complet : 1) le dossier académique scolaire ; 2) les explications relatives à ses notes concernant les évaluations et l'ensemble des cours suivis au titre de l'année de Master 2 EMBA 2018‐2019; 3) l'ensemble des courriels, la concernant, échangés entre ses professeurs ; 4) le dossier administratif complet géré par le SUFCO ( service de formation continue de l'université) ; 5) tous les échanges, la concernant, entre Madame X responsable de formation de l' UFR4, les administratifs et les organes externes et internes ; 6) l'attestation d'erreur de déclaration vers le pôle emploi ; 7) l'attestation de non déclaration auprès de la sécurité sociale ; 8) les documents d'assistance du 27/09/2019 dûment signés à la demande de Madame X responsable du MASTER ; 9) le pass europe ou euro‐pass de son diplôme ; 10) l'attestation de réussite avec mention du parcours ; 11) le procès-verbal complet de son mémoire et pré ‐mémoire. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de l'université Paul-Valéry Montpellier 3 a informé la commission qu'un partie des documents mentionnés au point 4 et les document mentionnés aux points 5) et 8) ont été transmis à la demanderesse par courriel en date du 23 mars 2020 et que les documents mentionnés aux points 2), 3), 6), 7) et 9) n'existent pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ces points. Il a également fait savoir à la commission que le document sollicité au point 11) a déjà été adressé à la demanderesse par courrier en date du 8 novembre 2019. Le refus de communication allégué n'étant pas établi, la commission ne peut que déclarer irrecevable la demande d'avis sur ce point. S'agissant du surplus de la demande, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à l'intéressée, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La circonstance que certains de ces documents auraient déjà été remis en main propre ou mis à disposition de Madame X avant sa présente demande de communication n'est pas de nature à rendre sans objet celle-ci et ne fait ainsi pas obstacle à ce que Madame X obtienne une copie de ceux-ci sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable et rappelle à toutes fins utiles, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ces dispositions s'appliquent aussi bien aux collectivités territoriales qu'à l'État et à ses établissements publics. Le présent avis est rendu par la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.