Avis 20194866 Séance du 02/04/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 1er octobre 2019, à la suite du refus opposé par le Président de la Fédération française des échecs à sa demande de publication de la feuille d’émargement relative à l’assemblée générale qui s’est tenue le 29 juin 2019. La commission rappelle, en premier lieu, qu'en application de l'article L131-9 du code du sport, la fédération française d’échecs, association agréée par le ministre de la jeunesse, des sports et de la vie associative, conformément aux dispositions de l'article L131-8 du même code, revêt le caractère d'un organisme privé chargé d'une mission de service public. Par suite, les documents produits ou reçus par cette fédération, lorsqu’ils se rapportent à cette mission de service public, sont des documents administratifs soumis au droit d’accès ouvert par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission relève que les comptes annuels, les rapports des commissaires aux comptes et les procès-verbaux des assemblées générales d'une personne morale de droit privé chargé d'une mission de service public, qui retracent les conditions dans lesquelles elle exerce la mission de service public qui lui a été confiée, présentent par leur nature et leur objet le caractère de documents administratifs communicables (CE, 25 juillet 2008, CEA, n°280163 ; CE, 6 octobre 2008, n° 289389). La commission estime que les documents relatifs à l'adoption, par les instances d'une personne morale de droit privé, des comptes annuels et autres délibérations relatives aux conditions d'exercice de la mission de service public qui lui est confiée, ont un lien suffisamment direct avec cette mission de service public et, par suite, constituent, également des documents administratifs communicables sur le fondement des dispositions du livre III du code des relations entre le public et l'administration. (Voir a contrario, CE, n° 338649, 24 avril 2013). En l'espèce, en l’absence de réponse du président de la Fédération française des échecs, la commission estime que la liste d'émargement de l'assemblée générale de la fédération qui s'est tenue le 29 juin 2019, et dont l'objet principal était l'adoption du rapport financier et du bilan comptable de l'exercice clos 2018 et du rapport du commissaire aux comptes ainsi que la présentation et le vote du budget prévisionnel 2019, est un document administratif en application des dispositions de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, et que cette liste est communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve, le cas échéant, de l'occultation préalable des mentions relevant des articles L311-5 et L311-6 du même code. La commission constate qu'aux termes de l'article 2.1.2 de ses statuts « L’assemblée générale de la Fédération est composée des délégués des associations, en la personne de leur Président (ès‐qualité), affiliées à la Fédération et dont les cotisations sont à jour. À défaut, ils peuvent se faire représenter par mandat spécial confié à toute personne ayant seize ans révolus et jouissant des droits conférés par la licence. » La commission considère que la feuille d'émargement sollicitée, qui doit mentionner les présidents des clubs affiliés à la fédération, ou leur mandataire spécial, participant effectivement à l'assemblée générale, ne relève pas de la protection de la vie privée des présidents concernés lorsqu'elle se borne à les désigner par leur nom et l'association qu'ils président. Cette liste est, en conséquence et dans cette mesure, communicable à toute personne qui en fait la demande en application des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Dans l'hypothèse toutefois où la feuille d'émargement mentionnerait également les coordonnées personnelles des différents présidents des clubs affiliés à la Fédération française des échecs, ces coordonnées, qui relèvent de la vie privée des personnes intéressées, devraient être occultées avant leur communication en application des articles L311-6 et L311-7 du même code. En second lieu, la commission relève que la demande porte sur une mise en ligne du document sollicité. Elle rappelle, d'une part, qu'en application des dispositions de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, notamment, par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6. Elle précise, d'autre part, qu'aux termes de l'article L312-1-2 du même code, sauf dispositions législatives ou réglementaires contraires, lorsque les documents et données comportent des mentions entrant dans le champ d'application des articles L311-5 ou L311-6, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant d'occulter ces mentions. En outre, sauf dispositions législatives contraires ou si les personnes intéressées ont donné leur accord, s'ils comportent des données à caractère personnel, ils ne peuvent être rendus publics qu'après avoir fait l'objet d'un traitement permettant de rendre impossible l'identification de ces personnes, sauf s'ils appartiennent à une des neuf catégories de documents figurant à l'article D312-1-3, lesquels peuvent être publiés sans processus d'anonymisation préalable. Au nombre de ces documents, la commission souligne que peuvent être publiés sans anonymisation préalable, les documents nécessaires à l'information du public relatifs aux conditions d'organisation et d'exercice des activités sportives. Elle estime que la feuille d'émargement de l'assemblée générale d'une fédération sportive approuvant les comptes de l'exercice clos ainsi que les rapports correspondants, et adoptant le budget prévisionnel de l'exercice n'est pas dissociable de ces documents, en tant qu'elle permet de connaître la composition de l'assemblée générale et, dans cette mesure, de s'assurer de la régularité des opérations de vote, et qu'elle constitue un document nécessaire à l'information du public relatif aux conditions d'organisation des activités sportives. La commission émet, par suite, un avis favorable à la mise en ligne de la feuille d'émargement de l'assemblée générale de la Fédération française des échecs qui s'est tenue le 29 juin 2019 en application des dispositions L311-9, L312-1-2 et D312-1-3 (5°) du code des relations entre le public et l'administration, à la condition toutefois qu'elle se borne à mentionner le nom des présidents des clubs affiliés y ayant effectivement participé, à l'exclusion de leurs coordonnées personnelles.