Avis 20194754 Séance du 02/04/2020

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 septembre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Château-Bernard à sa demande de communication, de préférence par courrier électronique et sans frais ou à défaut par délivrance de copies à ses frais, des documents suivants pour les années 2016, 2017, 2018 et 2019 : 1) le budget les comptes y compris les pièces qui y sont annexées ; 2) l'ensemble des écritures et des documents comptables de la commune y compris les pièces justificatives : comptabilité de la commune, grand livre, journal, factures, relevés de comptes bancaire, bilans et toutes autres pièces comptables, etc. ; 3) les comptes administratifs et les comptes de gestion ; 4) les analyses financières (annexes et pièces jointes comprises) ; 5) l'intégralité du grand livre comptable ; 6) l'intégralité des documents financiers et comptables relatifs à la station de ski Col de l'Arzelier ; 7) l'intégralité des documents financiers et comptables relatif à l'association Arzanim, épicerie snack subventionnée par la commune. En premier lieu, la commission, qui a pris connaissance des observations du maire de Château-Bernard et des observations complémentaires de Monsieur X, comprend que les documents mentionnés aux points 1) à 6) ont été communiqués au demandeur. Elle ne peut donc que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. En second lieu, s'agissant des documents financiers et comptables relatifs à l'association Arzanim, mentionnés au point 7), la commission estime que seuls le budget et les comptes de l'association, ainsi que le compte rendu financier des subventions perçues, constituent des documents administratifs communicables au sens des articles 10 de la loi n° 2000-321 du 12 avril 2000. Elle émet donc un avis favorable à ce point de la demande dans cette seule mesure. Pour ce qui concerne les modalités de communication de ces documents, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission rappelle également que l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. En particulier, si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services.