Avis 20194601 Séance du 12/03/2020

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Montjoyer à sa demande de communication des documents suivants : 1) toutes les délibérations prises par le conseil municipal depuis la délibération 54‐2018 ; 2) le budget primitif de l’exercice en cours (2019) ; 3) l'intégralité du bail passé le 09 juillet 2019 entre la commune et l’exploitant du futur parc photovoltaïque. En l'absence de réponse du maire de Montjoyer, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet en conséquence un avis favorable sur les points 1) et 2) de la demande. Concernant le point 3), la commission rappelle que la loi du 7 octobre 2016 pour une République numérique a inséré dans le code des relations entre le public et l'administration, un article L300-3 en vertu duquel les dispositions de ce code relatives à l’accès aux documents administratifs, à la réutilisation des informations publiques et à la compétence de la commission d’accès aux documents administratifs s’appliquent également aux documents relatifs à la gestion du domaine privé de l’État et des collectivités territoriales. Par conséquent, la commission estime que le bail visé au point 3), qu'il ait été conclu sur le domaine public ou privé communal, est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration et, s'il est annexé à une délibération du conseil municipal, de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales, sous réserve de l'occultation préalable, le cas échéant des mentions relevant du secret de la vie privée ou du secret des affaires, protégées par les dispositions du 1° de l'article L311-6 du même code. Elle émet sous ces réserves un avis favorable sur ce point de la demande. Enfin, la commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.