Avis 20194283 Séance du 12/03/2020

Maître X, conseil de Madame X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 28 août 2019, à la suite du refus opposé par le maire de Montmagny à sa demande de communication, par courrier électronique, ou à défaut, par courrier postal, des documents suivants, concernant sa cliente : 1) son dossier administratif individuel ; 2) son dossier de médecine professionnelle et préventive ; 3) les dossiers constitués auprès des secrétariats du comité médical et de la commission de réforme ; 4) les documents relatifs aux emplois permanents relevant des cadres d'emploi des adjoints administratifs territoriaux ou des rédacteurs territoriaux depuis le mois de janvier 2015 : a) toutes les délibérations du conseil municipal fixant ou modifiant le tableau des effectifs ; b) les fiches de poste d'adjoints administratifs territoriaux ou rédacteurs territoriaux, les organigrammes au sein desquels ces emplois sont mentionnés ; 5) les éventuels contrats de recrutement, conclus ou renouvelés depuis le mois de janvier 2015, d'adjoints administratifs territoriaux ou de rédacteurs territoriaux non titulaires. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montmagny a informé la commission que le dossier personnel de l’intéressée, les délibérations fixant ou modifiant le tableau des effectifs de la commune, un tableau récapitulant des contrats de recrutement d’adjoints administratifs territoriaux ou de rédacteurs territoriaux conclus ou renouvelés depuis 2015, ainsi que l’organigramme des services, avaient été transmis à Maître X par courrier recommandé du 17 janvier 2020, cet envoi étant doublé d’un courriel adressé à Madame X le 31 janvier 2020. La commission estime en conséquence que la demande est devenue sans objet s’agissant, d’une part, du dossier administratif visé au point 1) et d’autre part, des délibérations et organigrammes sollicités au point 4) a et b, dans la mesure où l’unique organigramme communiqué répondrait effectivement à la demande. En ce qui concerne les contrats visés au point 5), elle constate que le tableau récapitulatif qui a été communiqué, ne répond pas spécifiquement à la demande. Dans l’hypothèse où l’intéressée considèrerait que sa demande ne serait pas satisfaite par cette transmission, le commission estime que les contrats de travail sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration, sous réserve que soient occultées, préalablement à la communication, toutes les mentions qui porteraient atteinte à la protection de la vie privée ou comporteraient une appréciation ou un jugement sur la valeur de l'agent public en cause. S’agissant des fiches de postes visées au point 4) b de la demande, elle estime que ces documents sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. S'agissant du point 2), la commission rappelle que l'article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît le droit à toute personne d'accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l'exception des informations mentionnant qu'elles ont été recueillies auprès de tiers n'intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. Elle émet donc un avis favorable à la communication à Madame X de son dossier médical sous les réserves ainsi mentionnées, par l’intermédiaire de Maître X, qui, en sa qualité, n’est pas tenu de présenter un mandat exprès de sa cliente. Concernant le point 3), la commission précise que les règles de communication des pièces du dossier soumis au comité médical ou à la commission de réforme diffèrent selon que ces comités ont ou non rendu leur avis. Avant l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur, la commission constate que la communication à l'agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l'article 7 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l'article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical ou de la commission de réforme par l'autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE 3 décembre 2010, ministère de l'intérieur, de l'outre-mer et des collectivités territoriales req. n° 325813). La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant le comité médical ou de réforme. La commission relève cependant que l'article L342-2 du code des relations entre le public et l'administration ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d'accès de l'agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984 par le décret du 16 mars 1986 et s'estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n'aient rendu leur avis. Une fois l'avis du comité médical ou de la commission de réforme ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l'employeur sont des documents administratifs communicables à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sous réserve d'en occulter d'éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l'égard de l'agent concerné par le rapport. En l'espèce, la commission émet un avis favorable à la communication des documents sollicités par ce point, sous les réserves et dans les conditions qui viennent d'être rappelées.