Avis 20193238 Séance du 31/03/2020

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 juin 2019, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional des Hauts-de-France à sa demande de communication des documents relatifs aux mandats des comptes 60623 (alimentation), 6234 (réceptions) et 6247 (transports collectifs du personnel) : 1) la liste des mandats pour les années 2016 et 2017, manquante à la suite d'une première transmission ; 2) les factures correspondant à chaque bordereau de mandat pour les années 2016, 2017 et 2018 au lieu de la consultation sur place avec édition des factures jugées nécessaires, proposées par le conseil régional. Après avoir pris connaissance de la réponse du président du conseil régional des Hauts-de-France à la demande qui lui a été adressée, la commission rappelle à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la région qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, en outre, qu’il résulte de l’article L4132-16 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil régional, des arrêtés du président, ainsi que des budgets et comptes de la région. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime, en l'espèce, que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du même code. Elle émet donc un avis favorable. Elle prend note de l'intention du président du conseil régional des Hauts-de-France d'adresser au demandeur les documents mentionnés au point 1) de la demande, non transmis à ce jour. S'agissant du point 2) de la demande, la commission souligne qu’en principe, en vertu des dispositions combinées des articles L311-9 et R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et des articles 1er à 3 de l’arrêté du 1er octobre 2001, le demandeur dispose, au choix, mais dans la limite des possibilités techniques de l’administration, de quatre modalités d’accès aux documents administratifs. Elle rappelle aussi que des modalités trop restrictives d'accès, compte tenu de l'ensemble des circonstances de l'espèce, sont analysées comme des refus, sauf à ce que la demande soit abusive au sens de l'article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration. A cet égard, le seul volume des pièces demandées ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Enfin, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission émet un avis favorable à la communication des documents mentionnés au point 2) de la demande dans les conditions et sous les réserves qui ont été précédemment rappelées. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.