Avis 20190706 Séance du 05/09/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 7 février 2019, à la suite du refus opposé par le Président de la Fédération française des échecs à sa demande de communication par courrier électronique, et non uniquement consultation sur place comme on le lui propose, de l'intégralité du grand livre portant sur l'exercice 2018. La commission constate qu'ayant déjà été saisie par le demandeur, elle s'était prononcée dans son avis n° 20183068, du 11 octobre 2018, sur le refus de communication du document sollicité. Elle observe néanmoins que la demande porte sur les modalités de communication de ce document, Monsieur X ayant sollicité une copie et l’administration lui ayant proposé de consulter sur place le document demandé. Elle estime donc la demande recevable. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission précise enfin que l'administration ne peut refuser la communication d'un document sollicité sous format électronique, au profit d'autres modalités de communication, que lorsqu'elle n'en dispose pas sous cette forme. La commission invite en conséquence la Fédération française des échecs à procéder à la communication du document demandé par courrier électronique si celui-ci est disponible sous ce format, ou, à défaut, par copie, selon les modalités rappelées ci-dessus.