Conseil 20190592 Séance du 28/02/2019

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné, lors de sa séance du 28 février 2019, votre demande de conseil relative au caractère communicable, par copie, de l’inventaire des archives communales, d'environ 80 pages. La commission relève que votre demande ne porte pas sur le caractère communicable de l'inventaire de vos archives communales - dont elle considère qu'il constitue un document administratif, communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration - mais sur les modalités de communication de ce document, eu égard à la réponse de votre centre de gestion, que vous estimez peu claire, à la demande que vous lui avez adressée sur ce point. La commission vous rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, soit par publication des informations en ligne, à moins que les documents ne soient communicables qu'à l'intéressé en application de l'article L311-6 du même code. La commission vous précise qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission souligne que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, ce qui ne paraît pas être le cas en l'espèce, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par ailleurs, la commission vous informe que si vous ne disposez pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, ce qui ne paraît pas être le cas en l'espèce, vous pouvez faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur, à adresser au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.