Avis 20184502 Séance du 17/05/2019

Monsieur X, pour le compte de Mesdames X, X, Messieurs X, X, conseillers municipaux, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 septembre 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Montluçon à sa demande de copie, en sa qualité de conseiller municipal, des documents suivants concernant l’utilisation de deux véhicules de la collectivité : 1) les factures d’achat, d’équipements spécifiques éventuels, d’entretien, d’assurance ; 2) la délibération municipale précisant le véhicule, son numéro d’immatriculation, son service d’affectation, le nom du responsable, le périmètre de circulation autorisé ; 3) l’arrêté du maire permettant l’utilisation du véhicule de fonctions à des fins personnelles et l’éventuelle autorisation de remisage à domicile ; 4) les modalités de calcul de l’avantage en nature constitué et les pièces transmises à l’administration fiscale ; 5) les modalités de gestion de l’approvisionnement en carburant et les justificatifs afférents (relevés de cartes de carburants) ; 6) les modalités de gestion des accès à l'autoroute et les justificatifs afférents (relevés d’utilisation des cartes d’autoroute) ; 7) les carnets de bord ; 8) les éventuelles verbalisation dont ces véhicules ont fait l’objet ; 9) l’arrêté du maire précisant la suspension des fonctions du directeur de cabinet ; 10) l’arrêté mettant fin à la mise à disposition du véhicule attribué au directeur de cabinet. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Montluçon a informé la commission que les documents mentionnés aux points 1) et 2) de la demande, ainsi que les relevés de carburant mentionnés au point 5) et les relevés d'utilisation de carte d'autoroute mentionnés au point 6) avaient été communiqués au demandeur. Il a également indiqué que seul un véhicule de service avait été mis à disposition du directeur de cabinet, que l'utilisation de ce véhicule n'avait pas donné lieu à l'établissement d'un carnet de bord, et qu'aucune verbalisation n'avait été portée à la connaissance de la commune, dans le cadre de cette utilisation. La commission, qui en déduit que les documents mentionnés aux points 3), 4), 7), 8) et 10) de la demande n'existent pas, ne peut que déclarer sans objet, sur l'ensemble de ces points, la demande d'avis. La commission rappelle, ensuite, qu'elle considère, de manière constante, que les dossiers disciplinaires des agents publics entrent dans le champ du 2° de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration aux termes duquel ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs portant une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique, nommément désignée ou facilement identifiable. Elle estime que l'arrêté de suspension de fonctions mentionné au point 9) de la demande n'est pas détachable du dossier disciplinaire de l'agent concerné. Elle émet donc un avis défavorable sur ce point de la demande.