Avis 20183200 Séance du 28/06/2018

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 mars 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Bourg-Achard à sa demande de communication des documents suivants : 1) les documents d'urbanisme applicables à sa parcelle ainsi que la parcelle de la maison voisine à la sienne ; 2) le plan de zonage des parcelles indiquant les emprises éventuelles ou sujétions des parcelle ; 3) les bordereaux de perception de taxe de marne sur le territoire de la commune ou toute autorisation, concession, convention d'extraction de marne ou terres similaires sur le terrain de la commune de 1900 à 1960 ; 4) les états de sections et les matrices cadastrales anciennes et actuelles ; 5) l'ensemble des permis de construire délivrés depuis 1960 sur les deux parcelles susmentionnées ; 6) l'intégralité des budgets adoptés depuis 1906. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire de Bourg-Achard, considère que les documents visés aux points 1), 2) et 4) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable. La commission rappelle que les documents produits et reçus par l’administration en matière d’autorisations individuelles d’urbanisme, telles que les permis de construire, sont en principe communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. En vertu du principe de l’unité du dossier, le droit à communication s’applique à tous les documents qu’il contient, qu’ils émanent du pétitionnaire ou aient été élaborés par l’administration, sous réserve que cette communication ne porte pas atteinte à un secret protégé par les articles L311-5 et L311-6 du même code, et qu’ils ne revêtent plus un caractère préparatoire, soit que la décision ait été effectivement prise, soit que l'autorité compétente ait renoncé à son projet. La commission émet donc, sous cette réserve et sous réserve que les documents existent, un avis favorable au point 5). En réponse au point 6), la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point, sous réserve que les budgets les plus anciens aient été conservés par la commune. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Enfin, la commission considère que le point 3) de la demande est trop imprécis pour permettre à l'administration d'y répondre. Elle déclare donc irrecevable ce point de la demande.