Avis 20182320 Séance du 31/10/2018

Communication, par courriel, des budgets primitifs pour les années 2004, 2011 et 2017.
Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mai 2018, à la suite du refus opposé par le maire de Châteaumeillant à sa demande de communication, par courriel, des budgets primitifs pour les années 2004, 2011 et 2017. En premier lieu, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. En second lieu, s'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Châteaumeillant a informé la commission que les budgets primitifs demandés n'étaient pas disponibles sous format numérique. La commission ne peut dès lors qu'émettre un avis défavorable à la communication par courrier électronique de ces documents et inviter Madame X à choisir une autre modalité de communication. Elle observe en outre que la demande de Madame X portant particulièrement sur les impayés de cantine et de garderie, il est possible au maire de convenir avec celle-ci de lui fournir une copie des seuls extraits des budgets primitifs portant sur ces impayés. Le présent avis est rendu au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.