Avis 20181361 Séance du 15/09/2018

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 mars 2018, à la suite du refus opposé par le président de la communauté d'agglomération du pays de Lorient à sa demande de communication par courriel, sous format numérique de type tableur, de la liste des agents de la communauté d'agglomération et de ses établissements publics, mentionnant les éléments suivants : 1) le statut, à savoir notamment s'ils sont titulaires ou contractuels ; 2) la durée hebdomadaire de service ; 3) la date d'entrée dans la fonction publique ; 4) la date d'entrée dans la collectivité ; 5) la durée du contrat ; 6) la quotité de travail inscrite au tableau des emplois ; 7) la position statutaire ; 8) le cadre d'emploi, le grade et l'échelon ; 9) la fonction ; 10) le service ; 11) le lieu de travail ; 12) le sexe ; 13) l'âge. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés à l'article L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté d'agglomération du pays de Lorient a indiqué à la commission qu'une liste au format excel comprenant les informations mentionnées aux points 1), 3), 4), 8) s'agissant du cadre d'emploi et du grade, 10) et 12) a été transmise à Monsieur X par courriel du 4 mai 2018. Elle déclare donc sans objet la demande d’avis dans cette mesure. La commission précise ensuite que le droit de communication prévu à l'article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ X, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme X et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). Le président de la communauté d'agglomération du pays de Lorient ayant précisé que la communication des éléments évoqués aux point 9) et 11) nécessiterait un traitement spécifique, allant au delà du traitement automatisé d'usage courant, la commission déclare irrecevable la demande sur ces deux points. Enfin, la commission considère que la vie privée des agents publics doit, de manière générale, bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Les fonctions et le statut de ces personnels justifient toutefois que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative, des arrêtés de nomination et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. En revanche, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise que la quotité de travail, la durée hebdomadaire de service et l'âge des agents publics sont au nombre des mentions intéressant leur vie privée et ne sont dès lors pas communicables à un tiers. La commission émet dès lors, d'une part, un avis favorable à la communication de la liste comprenant également les informations sollicitées aux points 5), 7) et 8) s'agissant de l'échelon, sous réserve qu'elle existe ou qu'elle puisse être établie au moyen d'un traitement automatisé d'usage courant et, d'autre part, un avis défavorable concernant les informations sollicitées aux points 2), 6) et 13) de la demande. Le présent avis est rendu, au nom de la commission, par délégation donnée à son président en vertu des articles L341-1 et R341-5-1 du code des relations entre le public et l'administration.