Conseil 20174563 Séance du 30/11/2017

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 5 octobre 2017 votre demande de conseil relative au caractère communicable, à la collectivité d'accueil d'un agent muté, dans le cadre de la transmission des dossiers individuels et en vertu de l'article R411-1 du code des communes qui prévoit qu' "il est tenu pour chaque agent soumis aux dispositions du présent titre un dossier individuel qui doit contenir toutes les pièces qui intéressent sa situation administrative. Ces pièces sont enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité. Le dossier suit l'intéressé lorsque celui-ci prend un emploi dans une autre commune", d'un procès-verbal du conseil de discipline qui fait état d'éléments relevant de la vie privée de l'agent. La commission rappelle qu'elle est compétente pour se prononcer sur les demandes de communications émanant des administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L300-2 du code des relations entre le public et l'administration lorsque celles-ci sont fondées sur l'article 1er de la loi n° 2016-1321 ou sur l'article L114-8 du code des relations entre le public et l'administration. Aux termes de l'article 1er de la loi n° 2016-1321 du 7 octobre 2016 pour une République numérique, d'une part, « I.-Sous réserve des articles L311-5 et L311-6 du code des relations entre le public et l'administration et sans préjudice de l'article L114-8 du même code, les administrations mentionnées au premier alinéa de l'article L. 300-2 dudit code sont tenues de communiquer, dans le respect de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, les documents administratifs qu'elles détiennent aux autres administrations mentionnées au même premier alinéa de l'article L300-2 qui en font la demande pour l'accomplissement de leurs missions de service public. (...) ». Aux termes de l'article L114-8 du code des relations entre le public et l'administration, issu de l’ordonnance n° 2015–507 du 7 mai 2015 relative à l’adaptation du secret professionnel dans les échanges d’informations entre autorités administratives et à la suppression de la production de pièces justificatives, d'autre part : « Les administrations échangent entre elles toutes les informations ou données strictement nécessaires pour traiter une demande présentée par le public ou une déclaration transmise par celui-ci en application d'un texte législatif ou réglementaire. Les administrations destinataires de ces informations ou données ne peuvent se voir opposer le secret professionnel dès lors qu'elles sont, dans le cadre de leurs missions légales, habilitées à connaître des informations ou des données ainsi échangées ». La commission note toutefois que l'article 18 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires dite loi Le Pors, qui constitue le statut général des fonctionnaires de l'Etat et des collectivités territoriales, institue, à son article 18, une obligation de tenue du dossier individuel de chaque fonctionnaire, qui pèse sur sa collectivité de rattachement et que ce dossier « doit comporter toutes les pièces intéressant la situation administrative de l'intéressé, enregistrées, numérotées et classées sans discontinuité ». C'est sur ce fondement que l'article R411-1 du code des communes a prévu la transmission du dossier individuel par l'ancienne à la nouvelle commune de rattachement dans l'hypothèse d'un changement d'emploi du fonctionnaire. Elle estime que ces dispositions fondent un régime de communication distinct entre administrations de ceux prévus aux articles 1er de la loi du 7 octobre 2016 et L114-8 du code des relations entre le public et l'administration et, partant, n'obéissant pas aux conditions et réserves prévues par ces deux régimes et et ne relevant pas davantage de la compétence de la commission. Celle-ci ne peut donc que se déclarer incompétente pour connaître de la présente demande.