Avis 20172223 Séance du 21/07/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 16 mai 2017, à la suite du refus opposé par le président du conseil régional Hauts-de-France à sa demande de consultation avec remise de copies, en sa qualité de conseiller régional, de l'extrait du registre des bordereaux de mandats relatifs aux comptes par nature suivants pour tous les mandats émis du 29 juin 2016 au 3 février 2017 : 1) 62 - Autres services extérieurs ; 2) 6586 - Frais de fonctionnement des groupes d'élus ; 3) 60622 - Carburants ; 4) 60623 - Alimentation. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers régionaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tels que l'article L4132-17 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil régional a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires du département qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l’absence de réponse du président du conseil régional Hauts-de-France à la date de sa séance, la commission rappelle qu’aux termes de l'article L4132-16 du code général des collectivités territoriales : «Toute personne a le droit de demander communication des délibérations et procès-verbaux des séances publiques du conseil régional, des délibérations de la commission permanente, des budgets et des comptes de la région ainsi que des arrêtés du président. Le droit d'accès aux « budgets » doit s'entendre comme un droit d’accès à tous les « documents budgétaires » en général et les « comptes » de la collectivité incluent, en principe, l'ensemble des écritures et documents comptables dont font partie les extraits du registre des bordereaux de mandats sollicités. La commission émet donc un avis favorable. Par ailleurs, la commission rappelle qu’en vertu de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.