Avis 20171432 Séance du 24/05/2017

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 27 mars 2017, à la suite du refus opposé par le président du syndicat mixte des traversées du Delta du Rhône à sa demande de communication des documents relatifs à la gestion du syndicat mixte depuis ses débuts, notamment : 1) les procès-verbaux des délibérations des comités syndicaux ; 2) les budgets ; 3) les documents comptables ; 4) les arrêtés qui ont été pris. La commission rappelle, à titre liminaire, qu’elle n’est pas compétente pour se prononcer sur le droit d’information que les représentants du personnel et les organisations syndicales peuvent tirer, en cette qualité, de textes particuliers. Ces derniers peuvent en revanche se prévaloir, comme tout administré, du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration et des régimes particuliers énumérés aux articles L342-1 et L342-2 de ce code pour obtenir la communication de documents et d'autre part, que les documents objet de la demande son communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L5721-6 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président du syndicat mixte des traversées du Delta du Rhône a informé la commission que la demande portait sur un volume très volumineux de documents qu’il n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses effectifs administratifs réduits et que le demandeur avait assisté, jusqu’en juillet 2015, à tous les comités syndicaux de la structure et avait été, à ce titre, rendu destinataire de tous les procès-verbaux mentionnés au point 1). La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Elle précise ensuite, d'une part, que la circonstance que le demandeur aurait été, eu égard aux fonctions qu'il occupait, rendu destinataire des procès-verbaux mentionnés au point 1) ne saurait faire obstacle à la présente demande de communication sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l'administration et, d'autre part, que la demande mentionnée au point 4) ne lui paraît pas imprécise mais doit être lue comme portant sur l'intégralité des arrêtés pris par le président du syndicat mixte. La commission émet par suite un avis favorable à la demande et prend note que le président du syndicat mixte des traversées du Delta du Rhône va inviter Monsieur X à venir consulter les documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés afin de ne pas perturber le bon fonctionnement du service eu égard au volume des documents dont la communication est sollicitée.