Avis 20170942 Séance du 11/05/2017

Monsieur X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 février 2017, à la suite du refus opposé par le maire d'Aigues-Vives à sa demande de communication, de préférence par courriel, de documents relatifs au comité d'animation : 1) le procès-verbal nommant les membres du bureau annexe au dossier de demande de subvention ; 2) les bilans et comptes de résultats du comités d'animation depuis 2001 ; 3) les conventions signées entre le comité d'animation et la mairie depuis 2001 ; 4) les procès-verbaux des réunions du conseil municipal, signés par les élus, et les délibérations accordant les subventions au comité d'animation depuis 2001, avec le montant pour chacune ; 5) les procès-verbaux des réunions du conseil municipal, signés par les élus, et les délibérations fixant le montant des droits de place depuis 2001 ; 6) le détail des sommes reversées à la commune par le comité d'animation, année après année, au titre des droits de place ; 7) les procès-verbaux de chaque assemblée générale du comité d'animation depuis 2011 ; 8) la licence IV ou les autorisations permettant au comité d'animation de vendre des alcools forts sur la voie publique ; 9) les contrats d'assurance couvrant les activités du comité d'animation sur la voie publique depuis 2001 ; 10) le détail des sommes payées par le comité d'animation à la commune pour la mise à disposition de son personnel, des locaux et du matériel communal ; 11) l'avis d'appel public à la concurrence et la délégation concernant le marché des animations festives municipales depuis 2001. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire d'Aigues-Vives a indiqué qu'il n'était pas en mesure de mobiliser une partie du personnel communal pour répondre à la demande de Monsieur X et que ce dernier peut s'adresser au président du comité d'animation pour obtenir communication des documents visés aux points 1), 2), 3), 6), 7), 8), 9) et10). La commission rappelle d'abord qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet, dès lors, sur ce fondement, un avis favorable à la communication des documents visés aux points 3), 4), 5), 6) et 10). Par ailleurs, la commission rappelle que le 5ème alinéa de l’article 10 de la loi du 12 avril 2000 prévoit que le budget et les comptes de tout organisme de droit privé ayant reçu une subvention, la convention qu’il doit conclure avec l’autorité administrative qui attribue la subvention dépassant un certain seuil, et le compte rendu financier de la subvention, doivent être communiqués à toute personne qui en fait la demande, dans les conditions prévues par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission estime qu’entrent dans le champ de cette obligation de communication le budget, le bilan et le compte de résultat de l’association, ainsi que le compte-rendu financier de la subvention, lorsque cette dernière a été affectée à une dépense déterminée. En revanche, les documents comptables détaillés et les pièces justificatives de l’association, telles que les factures, qui permettent la confection de ces documents de synthèse ne rentrent pas dans le champ de cette obligation. La commission émet donc également un avis favorable à la communication des documents visés au 2). En ce qui concerne les documents visés au point 8), la commission rappelle que la licence de débit de boissons constitue un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable, après occultation des éléments pouvant porter atteinte au secret de la vie privée, protégé par l'article L311-6 du même code. Il en est de même des autorisations permettant au comité d'animation de vendre des alcools forts sur la voie publique.. Sous cette réserve, la commission émet un avis favorable à leur communication. S'agissant des documents visés aux points 9) et 11), la commission rappelle qu'une fois signés, les marchés publics et les documents qui s’y rapportent sont des documents administratifs soumis au droit d'accès institué par le livre III du code des relations entre le public et l’administration. En conséquence, la communication à un candidat écarté des motifs ayant conduit la commission d'appel d'offres à ne pas lui attribuer le marché ne permet pas de refuser la communication de ces documents. Ce droit de communication, dont bénéficient tant les entreprises non retenues que toute autre personne qui en fait la demande, doit toutefois s'exercer dans le respect du secret en matière industrielle et commerciale, protégé par les dispositions de l’article L311-6 de ce code. Il résulte de la décision du Conseil d’État du 30 mars 2016, Centre hospitalier de Perpignan (n°375529), que, lorsqu’elles sont saisies d’une demande de communication de documents relatifs à un marché public, les autorités mentionnées à l’article L300-2 du même code doivent examiner si les renseignements contenus dans ces documents peuvent, en affectant la concurrence entre les opérateurs économiques, porter atteinte au secret en matière commerciale et industrielle et faire ainsi obstacle à cette communication. Le Conseil d’État a en outre précisé qu’au regard des règles de la commande publique, doivent être regardées comme communicables, sous réserve des secrets protégés par la loi, l’ensemble des pièces d’un marché public et que, dans cette mesure, l’acte d’engagement, le prix global de l’offre et les prestations proposées par l’entreprise attributaire, notamment, sont en principe communicables. En revanche, les éléments qui reflètent la stratégie commerciale d’une entreprise opérant dans un secteur d’activité et dont la divulgation est susceptible de porter atteinte au secret commercial ne sont, en principe, pas communicables. Il en va ainsi du bordereau des prix unitaires. L'examen de l’offre d’une entreprise attributaire au regard du respect du secret en matière commerciale et industrielle conduit ainsi la commission à considérer que l’offre de prix détaillée contenue dans le bordereau des prix unitaires, la décomposition du prix global et forfaitaire ou le détail quantitatif estimatif, ne sont pas communicables aux tiers, sans qu’il soit besoin de s’interroger sur le mode de passation, notamment répétitif, du marché ou du contrat, sa nature, sa durée ou son mode d’exécution. L’examen de l’offre des entreprises non retenues au regard des mêmes principes conduit de même la commission à considérer que leur offre de prix globale est, en principe, communicable mais qu’en revanche, le détail technique et financier de cette offre ne l’est pas. En outre, pour l’entreprise attributaire comme pour l’entreprise non retenue, les dispositions de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration doivent entraîner l’occultation des éléments suivants : - les mentions relatives aux moyens techniques et humains, à la certification de système qualité, aux certifications tierces parties ainsi qu'aux certificats de qualification concernant la prestation demandée, ainsi que toute mention concernant le chiffre d'affaires, les coordonnées bancaires et les références autres que celles qui correspondent à des marchés publics ; - dans les documents préparatoires à la passation du marché (procès-verbaux, rapports d'analyse des offres) les mentions relatives aux détails techniques et financiers des offres de toutes les entreprises. La commission précise enfin que les notes et classements des entreprises non retenues ne sont communicables qu'à celles-ci, chacune en ce qui la concerne, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. En revanche, les notes, classements et éventuelles appréciations de l'entreprise lauréate du marché sont librement communicables. Elle émet donc un avis favorable, sous ces réserves, aux points 9) et 11). S'agissant plus particulièrement du point 9), la commission précise que les informations contenues dans un contrat d'assurance, relatives aux garanties proposées, à l'assiette et aux taux de prime ainsi qu'aux éventuelles franchises, en tant qu'elles permettent de connaître, d'une part, les conditions de prix arrêtées entre l'administration et l'entreprise retenue et, d'autre part, l'objet même de la prestation acquise, ne relèvent pas du secret en matière industrielle et commerciale. En dernier lieu, la commission estime que les documents visés aux points 1) et 7) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ces points de la demande. La commission rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.