Avis 20165875 Séance du 23/02/2017

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 décembre 2016, à la suite du refus opposé par le ministre de l'intérieur à sa demande de communication de la fiche navette portant des annotations relatives à sa demande de maintien en activité transmise le 2 septembre 2016. La commission rappelle, en premier lieu, que le dossier administratif d'un fonctionnaire est en principe communicable à l'intéressé, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, à l'exception des éléments qui revêtent un caractère préparatoire et dont la communication est subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparent, et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. Elle précise en second lieu, qu'aux termes de l'article L300-2 du même code, « Sont considérés comme documents administratifs, au sens des titres Ier, III et IV du présent livre, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l’État, les collectivités territoriales ainsi que par les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ». Elle en déduit, qu'alors même que comme le fait valoir le ministre de l'intérieur la fiche navette sollicitée, qui permet d'assurer la circulation des parapheurs, par voie hiérarchique, jusqu'au signataire, n'a pas vocation à figurer dans le dossier administratif de l'agent, elle constitue un document administratif au sens de ce code relevant du droit d'accès qu'il prévoit. La commission estime en conséquence que ce document administratif est communicable à Monsieur X en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration, s'il a été conservé par l'administration. Elle précise enfin que la circonstance que la fiche navette comporterait un avis des différentes autorités hiérarchiques n'est pas, en elle-même, de nature à faire obstacle à sa communication, dès lors que ces autorités agissent dans le cadre de leurs fonctions administratives.