Avis 20164716 Séance du 15/12/2016

Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 octobre 2016, à la suite du refus opposé par le président de la communauté de communes de la Beauce d’Orgères à sa demande de communication des documents suivants : 1) le dossier référencé AC 28 2012 14 00001, relatif à la demande de travaux de la chapelle commémorative de Loigny-la-Bataille, immeuble classé au titre des monuments historiques par arrêté pris le 21 mars 1983 ; 2) les convocations type adressées à chaque membre du conseil communautaire avec les documents joints y compris les décisions du président, pour l'année 2015 et jusqu'au 30 juillet 2016 ; 3) les convocations type adressées à chaque membre du bureau du conseil communautaire avec les documents joints, pour l'année 2015 et jusqu'au 30 juillet 2016 ; 4) le registre des décisions du président pour les années 2011, 2012 et 2013. La commission estime que le dossier mentionné au point 1) est communicable à toute personne qui le demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté de communes de la Beauce d’Orgères a informé la commission que la communauté de communes ne détenant pas ce document, il a rejeté la demande de communication adressée par Monsieur X. La commission rappelle toutefois qu’il lui incombe, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de le détenir, en l’espèce la commune de Loigny-la-Batailles, et d’en aviser le demandeur. En deuxième lieu, le président de la communauté de communes de la Beauce d’Orgères indique avoir transmis au demandeur les convocations adressées aux membres du conseil communautaire et du bureau du conseil communautaire, pour l'année 2015 et jusqu'au 30 juillet 2016 et invité celui-ci à sélectionner les documents souhaités au vu des convocations pour permettre aux services de préparer leur communication. La commission rappelle, cependant, que hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Par suite, la commission, si elle déclare sans objet la demande, en ces points 2) et 3), pour ce qui est des documents déjà transmis, émet un avis favorable à la communication de ceux qui ne l'ont pas encore été, qui sont communicables à toute personne qui le demande en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En dernier lieu, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le président de la communauté de communes de la Beauce d’Orgères a informé la commission que le document visé au point 4) n’existe pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer la demande d’avis sans objet sur ce point.