Avis 20164431 Séance du 17/11/2016

Monsieur XX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 14 septembre 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Pontenx-les-Forges à sa demande de communication sous format électronique des arrêtés de comptes administratifs pour les deux dernière années et non sous forme papier comme proposé. La commission constate, au vu des éléments portés à sa connaissance, que la demande d’avis ne porte pas sur la question du caractère communicable de pièces en cause, mais sur les modalités de leur communication. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (« natif » ou « image ») du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. La commission relève, en l’espèce, que le maire de Pontenx-Les-Forges fait valoir que tous les documents budgétaires de la commune sont transmis au contrôle de légalité sous format papier et non sous format numérique. En application des principes rappelés ci-dessus, et sous réserve qu’aucune version numérique de ces pièces n’existe, la commission ne peut qu’émettre un avis défavorable à la demande présentée par Monsieur X tendant à en obtenir une version numérisée.