Avis 20164066 Séance du 20/10/2016

Maître X X, conseil de la société X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 août 2016, à la suite du refus opposé par le préfet de la Gironde à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'entier dossier de la première enquête publique concernant le projet de carte communale sur le territoire de Bellebat ainsi que les avis émis par les personnes publiques associées ; 2) l'entier dossier de la seconde enquête publique concernant le projet mentionné au point 1) ainsi que les avis émis par les personnes publiques associées ; 3) l'entier dossier de la carte communale, sur format DVD ; 4) la délibération du conseil municipal de Bellebat du 22 février 2015 approuvant la carte communale et reçue en sous-préfecture le 25 février 2015 ; 5) la délégation de signature en date du 28 décembre 2015 accordée au sous-préfet de Langon. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le préfet de la Gironde a informé la commission que les documents sollicités aux points 4) et 5) avaient été adressés au demandeur par courrier en date du 6 octobre 2016. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. S'agissant des points 1) à 3), le préfet de la Gironde a informé la commission de son impossibilité technique de photocopier ou de reproduire sous forme de DVD les documents sollicités et a indiqué qu'il avait par conséquent invité le demandeur à venir les consulter dans ses services aux heures d'ouverture au public. La commission rappelle en premier lieu que, de manière générale, les documents sollicités aux points 1) et 2) constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable sur ces points. La commission rappelle en deuxième lieu que les documents sollicités au point 3) sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales et de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur ce point. La commission, qui s'étonne que l'administration ne soit pas en mesure de faire la copie de tels documents, rappelle enfin que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. De plus, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu.