Avis 20162626 Séance du 07/07/2016

Monsieur X, pour le compte de l'association X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 23 mai 2016, à la suite du refus opposé par le maire de Cherrueix à sa demande de communication de copies des documents suivants, relatifs à l'autorisation d'occupation temporaire du domaine public maritime qui avait été demandé par la commune en 2011 pour la réalisation d'une aire de stationnement : 1) les mandats de paiement correspondant aux frais supportés par la commune à raison de l'enquête publique réalisée au cours des mois d'octobre et de novembre 2011 ; 2) les mandats de paiement émis pour le règlement des factures d'honoraires du cabinet d'avocats chargé de la défense des intérêts de la commune tant devant le tribunal administratif de Rennes que devant la cour administrative d'appel de Nantes. La commission, qui prend note de la réponse que lui a adressée le maire de Cherrueix, rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication, notamment, des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration. La commission précise, en particulier, que les mandats de paiement émis par une commune pour assurer le règlement des factures d'honoraires d'un avocat ne doivent pas être regardés comme des correspondances échangées entre l'avocat et son client, couvertes par le secret professionnel de l'avocat, mais comme des pièces comptables de la commune, communicables à toute personne qui en fait la demande sur le fondement de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales (avis n° 20111095 du 14 avril 2011). La commission émet dès lors un avis favorable à la demande. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Par ailleurs, en réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Cherrueix a informé la commission qu’il n’était pas en possession des mandats émis avant le mois de juin 2015. La commission rappelle toutefois qu’il lui appartient en tout état de cause, en application du sixième alinéa de l’article L311-2 du code des relations entre le public et l’administration, de transmettre la demande de communication, accompagnée du présent avis, à l’autorité administrative susceptible de les détenir, et d’en aviser Monsieur X.