Avis 20162593 Séance du 08/09/2016

Maître X, X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 9 juin 2016, à la suite du refus opposé par le directeur du service départemental d'incendie et de secours de la Réunion à sa demande de communication des documents suivants : 1) les procès-verbaux des commissions administratives paritaires qui se sont déroulées : a) le 17 décembre 2014 ; b) le 23 décembre 2014 ; c) le 14 décembre 2015 ; 2) la liste des agents nommés au grade de sergent suite à la réunion de ces trois commissions. La commission rappelle que le procès-verbal d'une commission administrative paritaire, appelée à émettre un avis sur les situations individuelles et propositions de décisions individuelles qui lui sont soumises, n'est communicable qu'à chaque personne directement concernée, pour ce qui la concerne directement. En réponse à la demande qui lui a été adressée, et s'agissant des documents visés au point 1), le directeur du service départemental d'incendie et de secours de la Réunion a informé la commission que les procès-verbaux des séances des 17 et 23 décembre 2014 étaient inexistants. La commission ne peut donc que déclarer la demande sans objet en tant qu'elle porte sur ces documents. S'agissant du procès-verbal de la séance de la CAP du 14 décembre 2015 l'administration a indiqué que ce document n'avait pas encore été adopté. La commission estime qu'en l'attente de son approbation, ce document présente un caractère préparatoire qui l'exclut provisoirement du droit d'accès prévu par les articles L311-1 et suivants du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc, en l'état, un avis défavorable à la communication de ce document mais précise que celui-ci sera communicable au demandeur pour les seuls extraits le concernant, et dans la mesure où sa situation aurait été examinée lors de cette séance, lorsque le procès-verbal aura été adopté. Elle prend acte sur ce point de l'intention du service départemental d'incendie et de secours de la Réunion d'y procéder. Enfin, s'agissant du point 2), la commission constate que la liste des agents nommés au grade de sergent suite à la réunion de la CAP du 14 décembre 2015 a été communiquée au demandeur par courrier du 10 août 2016. Elle ne peut donc que déclarer la demande sans objet sur ce point.