Avis 20160730 Séance du 17/03/2016

Madame X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 février 2016, à la suite du refus opposé par le maire de La Villeneuve-sous-Thury à sa demande de copie de la liste électorale de 2015. La commission rappelle que la communication intégrale des listes électorales est régie par les dispositions particulières des articles L28 et R16 du code électoral, qui prévoient que ces listes sont communicables à tout candidat, parti ou groupement politique ainsi qu’à tout électeur, quel que soit le lieu où il est inscrit. L’article R16 de ce code précise que la communication à un électeur est subordonnée à la condition qu’il s’engage à ne pas en faire un usage purement commercial. La commission relève toutefois que le différend qui lui est soumis ne porte pas sur le principe de la communication mais sur ses modalités. En réponse à la demande qui lui a été adressée le maire de la commune de La Villeneuve-sous-Thury a en effet fait savoir à la commission que le demandeur s’est présenté en mairie pour consulter le document demandé mais n’a pu en obtenir une copie, la photocopieuse étant à ce moment là hors d’usage. La commission prend note de cette réponse mais rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l'envoi du document. S'agissant plus précisément de la délivrance de copies, la commission rappelle que lorsque l'administration ne dispose pas des moyens de reproduction adaptés pour satisfaire une demande de communication, elle peut recourir à un prestataire de services extérieur pour la réalisation de ces copies. Dès lors, il lui appartient de faire établir, au préalable, un devis auprès d'une société équipée de ces moyens et de le soumettre au demandeur qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de reproduction correspondants. Dans les circonstances de l'espèce, elle est également fondée à convenir avec le demandeur d'un délai dans lequel lui transmettre les copies qu'il aurait sollicitées. La commission émet donc un avis favorable à la communication d'une copie intégrale du document demandé à Madame X selon les modalités précitées.