Avis 20160186 Séance du 17/03/2016

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 13 janvier 2016, à la suite du refus opposé par le directeur du groupe hospitalier Nord-Vienne à sa demande de copie dématérialisée des documents suivants concernant l'hôpital de Loudun : 1) les comptes administratifs des années 2011 à 2014 ; 2) le budget primitif et les décisions modificatives pour l'année 2015 ; 3) les rapports relatifs à ces budgets ; 4) les rapports d'activité des services. La commission estime que ces documents administratifs sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. La commission précise qu'aux termes de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l'administration « L'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration : 1° Par consultation gratuite sur place, sauf si la préservation du document ne le permet pas ; 2° Sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction, dans des conditions prévues par décret ; 3° Par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique. » Aux termes de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration, « A l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé. » La commission prend note de la réponse du centre hospitalier Nord-Vienne et en déduit que les documents sollicités n'existent pas sous format électronique. Elle relève toutefois que la demande porte sur l'envoi des documents et non sur un retrait sur place. Elle émet donc un avis favorable à l'envoi d'une copie papier des documents sollicités et souligne que l'acquittement préalable des frais de reproduction et d'envoi peut être sollicité du demandeur.