Avis 20155864 Séance du 21/01/2016

Monsieur X, pour l'association « X », a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 10 décembre 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Quincampoix à sa demande de communication d'une copie des documents suivants relatifs au recensement d'indices de cavités souterraines (RICS) réalisé à l'initiative de la mairie de Quincampoix : 1) les avenants à la convention de marché S 7974/ 1/ 0 signée en 2008/2009, modifiant le cahier des charges à partir des années 2010, 2011 et 2012 ; 2) les deux rapports « intermédiaires » remis au maire par la société X en 2010-2011 avant la remise du rapport définitif de présentation du RICS en 2011 ; 3) le document d'information communal sur les risques majeurs (DICRIM) signalant aux citoyens et usagers des routes le danger que présentent certains risques majeurs (marnières, bétoires, carrières, etc.) à hauteur du carrefour de la D928 et de la RD87 à Saint-Georges et Morgny ; 4) le « recueil des us et coutumes guincampoisiennes » remis à X en 2009 au moment de la signature de la convention de marché S 7974 par Messieurs X et X ; 5) la fiche d'enquête remise aux habitants et propriétaires accompagnée de la lettre explicative signée par le maire ; 6) le registre de l'enquête orale menée par X auprès des riverains, des propriétaires et d'autres catégories de personnes, après occultation des données nominatives ; 7) le registre relatant les reconnaissances sur le terrain des indices relevés, avec les pièces justificatives ; 8) le registre des comptes rendus du « comité restreint » et le témoignage de Madame X (indice 83). En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le maire de Quincampoix a indiqué à la commission qu'il considérait la demande comme abusive. La commission souligne cependant qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. La commission invite toutefois Monsieur X et les membres de l'association « X » à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'ils font du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration. La commission rappelle en outre qu’en vertu de l'article R311-11 du même code, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission rappelle ensuite qu’en vertu de l’article L300-2 du code des relations entre le public et l’administration, sont notamment considérés comme documents administratifs, quel que soit le support utilisé pour la saisie, le stockage ou la transmission des informations qui en composent le contenu, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par les personnes de droit privé chargées d’une telle mission. En l'espèce, il ressort de la réponse du maire de Quincampoix que les documents visés aux points 5), 6) et 7) sont détenus par la société X laquelle, si elle est une personne morale de droit privé, n'est pas chargée d'une mission de service public. La commission ne peut, dès lors, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur ces points de la demande. Le maire de Quincampoix a en outre informé la commission que les documents visés aux points 1), 2) et 4) n'existent pas et que le document sollicité au point 8) n'a pas pu être retrouvé. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ces points. Enfin, la commission estime que le document demandé au point 3) est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable sur cet unique point de la demande.