Avis 20153356 Séance du 24/09/2015

Monsieur XX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 août 2015, à la suite du refus opposé par le maire d'Escoubès-Pouts à sa demande de copie des documents suivants ayant trait au jugement du 30 janvier 2014 du tribunal d'instance de Tarbes : 1) la délibération autorisant le maire à régler la somme de 1160 euros et l'inscription de cette somme au budget de la commune ; 2) la délibération et le montant des dépens ainsi que l'inscription de cette somme au budget de la commune ; 3) le compte rendu des débats où ces points ont été évoqués ; 4) le montant des honoraires de l'avocat du maire et la délibération autorisant le maire à les inscrire au budget ; 5) l'ensemble des délégations de pouvoir qui ont été données au maire par le conseil municipal de 2008 à 2014 et de 2014 à 2020 pour ester en justice au nom de la commune. La commission, qui a pris connaissance de la réponse du maire d'Escoubès-Pouts, rappelle qu’il résulte de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable à la communication des documents demandés, s'ils existent. La commission relève ensuite que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi d’une copie des documents à l’adresse indiquée par le demandeur. Elle invite donc le maire d'Escoubès-Pouts à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article 4 de la loi du 17 juillet 1978, moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Monsieur X. La commission rappelle que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. La commission précise en outre que, lorsqu'une demande porte sur un nombre ou un volume important de documents, l'administration est fondée à étaler dans le temps la réalisation des photocopies afin que l’exercice du droit d’accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Enfin, le maire d'Escoubès-Pouts ayant indiqué à la commission qu’il considérait la demande comme abusive, la commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que cette demande présenterait un caractère abusif. Elle invite toutefois Monsieur X à faire preuve de discernement et de modération dans l'usage qu'il fait du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978.