Avis 20152711 Séance du 09/07/2015

Monsieur X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 02 juin 2015, à la suite du refus opposé par le maire de Louveciennes à sa demande de communication de l'intégralité des dossiers détenus par le service social de la mairie le concernant ainsi que ses parents, notamment les signalements dont ils auraient fait l'objet depuis 2012, de la part de Mesdames X et X X. En réponse à la demande d'observations qui lui a été adressée, le maire de Louveciennes a informé la commission qu'aucun signalement n'avait été effectué par Mesdames X et X X, que les signalements figurant dans les dossiers n'étaient pas communicables du fait de leur caractère judiciaire et qu'enfin la demande concernant l'intégralité des dossiers était trop imprécise pour pouvoir y donner suite et abusive en ce que les documents représentent un volume exorbitant. La commission rappelle que l’ensemble des documents élaborés ou recueillis pour les besoins et dans le cadre des procédures engagées auprès de l'autorité judiciaire, y compris le courrier de saisine du procureur de la République, constituent des pièces relevant de celle-ci et sont, comme tels, soustraits au droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978. Seule l'autorité judiciaire peut décider de la communication de ces documents si elle l'estime opportun. La commission relève qu'en l’espèce certaines pièces des dossiers sollicités sont des signalements adressés au procureur de la République. Elle ne peut, dès lors, que se déclarer incompétente pour se prononcer sur le caractère communicable de ces documents, qui ne présentent pas un caractère administratif au sens de la loi du 17 juillet 1978. Elle rappelle en revanche que, aux termes de l'article 1 de la loi du 17 juillet 1978, " sont considérés comme documents administratifs (...), quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'Etat, les collectivités territoriales ainsi que les autres personnes de droit public ou les personnes de droit privé chargées d'une telle mission ". Les autres pièces des dossiers détenus par le service social de la commune sont par conséquent communicables aux intéressés, chacun pour ce qui le concerne, ou à toute personne mandatée par eux, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 et, si les dossiers comportent des informations médicales, de l'article L. 1111-7 du code de la santé publique, sous réserve des mentions faisant apparaître le comportement d'une personne autre qu'une personne chargée d'une mission de service public, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La commission émet par conséquent, et sous la réserve énoncée, un avis favorable à la communication à Monsieur X des pièces de son dossier qui n'auraient pas été élaborés pour les besoins ou dans le cadre d'une procédure judiciaire, après occultation, le cas échéant, des mentions portant une appréciation ou un jugement de valeur sur un tiers, nommément désigné ou facilement identifiable ainsi que celles faisant apparaître le comportement d'un tiers dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. En revanche la commission émet un avis défavorable concernant les documents relatifs au père de Monsieur X, décédé, ou à sa mère, le demandeur n'établissant pas être mandaté par celle-ci. La commission souligne qu'une demande ne peut être considérée comme abusive que lorsqu'elle vise de façon délibérée à perturber le fonctionnement d'une administration. Toute demande portant sur une quantité importante de documents ou le fait pour une même personne de présenter plusieurs demandes à la même autorité publique ne sont pas nécessairement assimilables à des demandes abusives. En l'espèce, il ne lui est pas apparu à la commission, compte tenu de la nature des documents demandés, du destinataire de la demande et des éléments portés à sa connaissance, que la demande présenterait un caractère abusif. La commission rappelle en outre que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé.