Avis 20152358 Séance du 18/06/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 18 mai 2015, sur la conformité de la décision du maire de Piobetta subordonnant la communication d'une copie de la liste électorale 2015 à l'acquittement d'une somme de 13,26 euros se décomposant de la manière suivante : 1,44 euro en règlement de 8 photocopies, et 11,82 euros en règlement de frais d'envoi postal. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l’administration, rappelle qu’en vertu de l'article 35 du décret n° 2005-1755 du 30 décembre 2005, « des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais, sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur ». Les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 0,18 euro la page en format A4, 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission constate, en l’espèce, que par un courrier du 13 avril 2015, le maire de Piobetta a informé Monsieur X que la transmission des documents demandés était conditionnée au paiement des frais de reproduction et d’envoi. Elle considère, toutefois, que si ces frais sont conformes aux règles rappelées ci-dessus, l’administration ne pouvait exiger de Monsieur X, préalablement à la transmission, le remboursement des frais d’envoi, par lettre recommandée avec accusé de réception, du courrier par lequel elle l’informait de ces modalités de communication. La commission note également que Monsieur X souhaite récupérer les copies directement à la mairie, ce qui ne peut lui être refusé. La commission émet, en conséquence, un avis favorable à la communication du document sollicité dans les conditions rappelées ci-dessus.