Avis 20151667 Séance du 07/05/2015

Madame X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 03 avril 2015, à la suite du refus opposé par le directeur du groupe hospitalier de La Rochelle - Ré -Aunis à sa demande de copie, sur clé USB au format Word et PDF, de l'ensemble des différentes versions des comptes rendus écrits des 1ère, 2ème et 3ème échographies des 1er juillet, 23 août et 5 novembre 2013, comprenant leurs graphiques respectifs, réalisées par le docteur X. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le centre hospitalier de La Rochelle a informé la commission qu’il ne disposait pas d’une version numérique des documents sollicités, et ce contrairement à l'engagement qu'il avait pris de communiquer un tel support dans son courrier en date du 12 mars 2014. Dès lors que la loi du 17 juillet 1978 ne fait pas obligation à l’administration d’élaborer un document ou de numériser un document qu’elle détient sous forme papier, la commission ne peut que déclarer irrecevable la demande d’avis sur ce point. La commission précise toutefois que dans le cas où l'hôpital détiendrait une version numérique des documents sollicités ou serait en mesure de la produire par un traitement automatisé d'usage courant, cette version serait communicable à l'intéressée.