Avis 20150623 Séance du 19/03/2015

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 février 2015, à la suite du refus opposé par la présidente du syndicat intercommunal du collège Guillaume-le-Conquérant de Saint-Saëns à sa demande de communication de la copie des documents suivants : 1) les contrats de travail des agents pour la période 2004-2014 ; 2) les documents suivants concernant l'« EPS de 1re catégorie », pour la période 2004-2014 : a) les bulletins de salaire ; b) les demandes d'autorisation d'absences pour l'exercice de ses mandats électifs ; c) les états de crédit d'heures trimestriels ; 3) les documents relatifs à la période du 1er septembre 2013 au 1er octobre 2014 : a) la liste des agents sous contrat ; b) les mesures d'organisation des services, et notamment des personnels affectés à l'entretien du gymnase et à l'encadrement des activités sportives ; c) les conventions et titres exécutoires émis en remboursement d'une mise à disposition d'une autre collectivité de ces deux agents ; d) les délibérations ou « compte rendus de délégations autorisant un tel détachement ». En réponse à la demande qui lui a été adressée, la présidente du syndicat intercommunal du collège Guillaume-le-conquérant, après avoir souligné le caractère régulier et répétitif des demandes de Monsieur XXX que ses difficultés à y faire face en raison de l'effectif limité de son secrétariat, a indiqué que les documents sollicités aux b et c du point 2), ainsi que ceux demandés aux c et d du point 3) n'existent pas. La commission ne peut donc que déclarer la demande sans objet concernant ces document. Concernant plus particulièrement le document demandé au a du point 3), la commission rappelle que la loi du 17 juillet 1978 n’a ni pour objet, ni pour effet, de contraindre l’administration à établir un document nouveau en vue de satisfaire une demande, sauf si le document, qui n'existe pas en l'état, peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant. Tel lui semble être le cas en l'espèce, observation faite qu'il s'agira d'un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve que n'y soit intégrée aucune mention dont la communication porterait une atteinte au secret de la vie privée protégé par le II de l'article 6 de cette même loi (adresse des intéressés notamment). Concernant les documents sollicités au point 1) et au a du point 2), sous réserve que les agents concernés ne soient pas employés par contrat de droit privé, auquel cas elle serait incompétente, la commission rappelle que la vie privée des fonctionnaires et agents publics doit bénéficier de la même protection que celle des autres citoyens. Elle admet toutefois que les fonctions et le statut de ces personnels justifient que certaines informations les concernant puissent être communiquées. Il en est ainsi, notamment, de la qualité d'agent public, de l'adresse administrative et, s'agissant de la rémunération, des composantes fixes de celle-ci : grade et échelon, indice de traitement, nouvelle bonification indiciaire (NBI), indemnités de sujétion. La commission estime cependant que, si les administrés doivent pouvoir accéder à certains renseignements concernant la qualité de leur interlocuteur, la protection de la vie privée par le II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978 impose que ces aménagements soient limités à ce qui est strictement nécessaire à leur information légitime. Ainsi, les mentions intéressant la vie privée des agents (date de naissance, adresse personnelle, adresse électronique professionnelle, situation familiale, numéro de sécurité sociale, dates de congés…) ou révélant une appréciation portée sur eux (éléments de rémunération qui sont fonction de la situation personnelle ou familiale ou de l'appréciation portée sur la façon de servir) ne sont pas communicables à des tiers en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978. Elle précise à cet égard que lorsque la rémunération qui figure dans le contrat de travail de l'agent ou sur ses bulletins de salaires résulte de l'application des règles régissant l'emploi en cause, sa communication n'est pas susceptible de révéler une appréciation ou un jugement de valeur, au sens de ces dispositions, sur la personne recrutée. En revanche, lorsqu'elle est arrêtée d'un commun accord entre les parties sans être déterminée par de telles règles, elle révèle nécessairement une appréciation et un jugement de valeur portés sur la personne recrutée. La communication de ces documents ne peut, dans ce cas, intervenir qu'après occultation des éléments relatifs à la rémunération (CE, 24 avril 2013, Syndicat CFDT Culture, n° 343024). La commission estime donc, en application de ces principes, que les documents sollicités sont des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, sous réserve de l'occultation des mentions qui pourraient porter atteinte à l'un de ces secrets, notamment les adresses personnelles des agents concernés ou les éléments de sa rémunération susceptibles de révéler une appréciation ou un jugement de valeur sur l'intéressé. Elle émet donc, sous ces réserves, un avis favorable. Concernant le document sollicité au b du point 3), la commission considère qu'il s'agit de documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande en application de l'article 2 de al loi de 1978, sous réserve de l'occultation des mentions dont la divulgation porterait atteinte au secret de al vie privée protégé par le II de l'article 6 de cette même loi et notamment les horaires et le temps de travail des agents concernés (cf. avis 20101148 du 29 mars 2010 et 20104024 du 14 octobre 2010). Elle émet, sous cette réserve, un avis favorable. La commission rappelle, à toutes fins utiles, que l’administration est fondée à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Elle souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Par ailleurs, si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Enfin, la commission invite Monsieur Xà faire preuve de modération dans l’exercice du droit d’accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, et rappelle que l’administration n’est pas tenue de donner suite aux demandes présentant un caractère abusif.