Avis 20144102 Séance du 27/11/2014

Madame X-X X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 21 octobre 2014, à la suite du refus opposé par le directeur des services départementaux de l'éducation nationale de l'Aisne à sa demande de communication des documents suivants : 1) l'imprimé spécifique pour « transports pour motif médical » ; 2) le certificat de prise en charge de soins pour 2014 ; 3) les informations concernant la procédure à respecter pour les frais consécutifs à un accident du travail ; 4) le détail des remboursements effectués ; 5) le détail des remboursements refusés ainsi que la motivation de refus en droit et en fait ; 6) les demandes de rendez-vous pour consultation sur place de ses dossiers et fichiers médicaux de santé au travail, notamment son fichier ANAGRAM ; 7) la copie de la saisine du comité médical par l'administration pour inaptitude définitive aux fonctions d'enseignante ; 8) la copie du rapport d'expertise médicale du Docteur X. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le directeur des services départementaux de l'éducation nationale de l'Aisne a apporté à la commission les précisions qui lui permettent d'émettre sur chacun de ces points l'avis suivant : 1) L'administration ayant informé la commission que l'imprimé relatif aux « transports pour motif médical » était remis au patient par le médecin traitant et n'était pas détenu par l'administration, la demande est sans objet sur ce point ; 2) le document sollicité au point 2) est un document administratif communicable à l'intéressée en application des dispositions du II de l'article 6 de la loi de 1978 ; la commission émet par conséquent, un avis favorable concernant ce point ; 3) le point 3) revêt le caractère d'une demande de renseignements sur laquelle la commission n'est pas compétente pour se prononcer ; 4) l'administration ayant indiqué que le document sollicité au point 4) n'existait pas en l'état et ne pouvait être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, la demande est sans objet sur ce point ; 5) s'agissant du point 5), l'administration ayant informé la commission qu'elle avait retourné à l'intéressée l'ensemble des documents qu'elle n'avait pu exploiter, sans en conserver d'exemplaire, la commission déclare sans objet la demande sur ce point et se déclare incompétente pour se prononcer sur la communication des motifs des refus de prise en charge, qui équivaut à une demande de motivation ; 6) en ce qui concerne le point 6), l'administration a indiqué à la commission que l'application ANAGRAM utilisée pour la gestion des dossiers d'accident du travail ou de maladie professionnelle ne comportait pas de données relatives aux victimes comme Madame X. La commission constate toutefois que les informations dont le décret n° 2012-1194 du 26 octobre 2012 autorise l'enregistrement dans ce traitement sont essentiellement relatives à la victime de chaque accident ou maladie, qui est donc la personne directement concernée par ces données à caractère personnel. La commission rappelle toutefois que l'accès de l'intéressé aux données à caractère personnel qui le concerne contenues dans un fichier tel que le fichier ANAGRAM ne relève pas de la loi du 17 juillet 1978 mais est exclusivement régi par la loi du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, et qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur ce droit d'accès. La commission se déclare donc incompétente pour émettre un avis sur ce point de la demande ; 7) et 8) S'agissant des documents relatifs à la procédure conduite devant le comité médical, la commission rappelle qu'en matière de fonction publique, les documents qui se rapportent à la réunion d’un comité médical présentent le caractère de documents administratifs. Mais le régime qui leur est applicable est différent selon que le comité a ou non rendu son avis. La commission constate qu'avant l’avis du comité médical ou, le cas échéant, du comité médical supérieur, la communication à l’agent du dossier soumis au comité médical est prescrite par l’article 7 du décret n° 86-442 du 16 mars 1986 pris en application de l’article 35 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 et conformément au principe général des droits de la défense. Ce dossier doit comporter le rapport du médecin agréé qui a examiné le fonctionnaire ainsi que la saisine du comité médical par l’autorité compétente et toutes les pièces sur lesquelles cette saisine est fondée (CE 3 décembre 2010 ministère de l’intérieur, de l’outre-mer et des collectivités territoriales req. n° 325813). La méconnaissance de ces dispositions est susceptible de vicier la procédure suivie devant le comité médical. La commission relève cependant que l’article 21 de la loi du 17 juillet 1978 ne lui donne pas compétence pour se prononcer sur le droit d’accès de l’agent à toutes les pièces de son dossier, y compris médicales, régi sur le fondement de la loi du 11 janvier 1984, par le décret du 16 mars 1986 et s’estime donc incompétente pour se prononcer sur les refus de communication intervenant sur des demandes présentées avant que les comités médicaux n’aient rendu leur avis. Une fois l’avis du comité médical ou, le cas échéant, du comité médical supérieur rendu, la commission estime que le rapport de la hiérarchie et la lettre de saisine de l’employeur sont des documents administratifs communicables à l’intéressé, en application de l’article 2 de la loi du 17 juillet 1978, sous réserve d’en occulter d’éventuelles mentions faisant apparaître le comportement de tiers nommément désignés et dont la divulgation pourrait leur porter préjudice, comme par exemple des témoignages ou des plaintes de tiers à l’égard de l’agent concerné par le rapport. La commission rappelle par ailleurs que l’article L1111-7 du code de la santé publique reconnaît à toute personne le droit d’accéder aux informations concernant sa santé, détenues par des professionnels ou des établissements de santé, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. En vertu du même article et du dernier alinéa du II de l’article 6 de la loi du 17 juillet 1978, ces informations sont communiquées au demandeur, selon son choix, directement ou par l’intermédiaire d’un médecin qu’il désigne à cet effet. Une fois l’avis du comité médical rendu, les rapports du médecin du travail et du médecin agréé qui a examiné l’agent sont donc également communicables à ce dernier, à l’exception des informations mentionnant qu’elles ont été recueillies auprès de tiers n’intervenant pas dans la prise en charge thérapeutique ou concernant un tel tiers. Enfin, la commission est compétente pour émettre un avis préalable au recours contentieux pour les refus opposés à des demandes de communication postérieures à l’avis du comité médical, ou le cas échéant, du comité médical supérieur, sur lesquelles la décision de l’administration intervient, en application de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet donc un avis favorable sur les points 7) et 8), sous réserve que le comité médical ait déjà rendu son avis sur la demande dont il a été saisi.