Avis 20143357 Séance du 16/10/2014

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 septembre 2014, à la suite du refus opposé par le maire de Grande-Synthe à sa demande de communication, sur cédérom, en sa qualité de conseiller municipal, de l’enregistrement audio de la séance du conseil municipal du 18 juin 2014. La commission rappelle, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. En l'absence de réponse du maire de Grande-Synthe à la date de sa séance, la commission rappelle que les enregistrements sonores ou audiovisuels des conseils municipaux sont, tant qu'ils sont conservés, des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, dès lors qu'ils ont perdu tout caractère préparatoire, c'est-à-dire au plus tard à compter de l'approbation définitive du procès verbal du conseil municipal réalisé à partir de ces documents. S'agissant des modalités de communication, la commission rappelle, par ailleurs, qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. La commission estime que ces dispositions ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme, ou de numériser un document disponible en version papier. S'agissant du support (CD-Rom, DVD-Rom…) et du format (" natif " ou " image ") du fichier communiqué, la commission considère que le demandeur peut exiger de l'administration qu'elle lui fournisse une copie identique, tant du point de vue du support que du format, à celle ou à l'une de celles dont elle dispose ou est susceptible de disposer à l'issue d'une opération de transfert, de conversion ou de reproduction courante. En l'espèce, la commission note que le maire de Grande-Synthe a informé Madame XXX ne pas disposer des moyens de reproduire l'enregistrement demandé. La commission estime qu'il lui revient, dans le cas où ses services ne seraient plus en mesure de procéder à de tels travaux de copie, et dans la mesure où l'intéressé maintient sa demande de copie, de faire établir un devis par un prestataire extérieur susceptible de procéder à la duplication de l'enregistrement sollicité, puis de soumettre ce devis au demandeur, afin de faire procéder à la réalisation de cette copie à ses frais, conformément à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978. La commission émet, dès lors, un avis favorable à la demande de communication de l'enregistrement audio de la séance du conseil municipal du 18 juin 2014, sous réserve d'une part, que le procès verbal de cette séance ait été approuvé et, d'autre part, que l'enregistrement ait été conservé.