Conseil 20141831 Séance du 05/06/2014

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 05 juin 2014 votre demande de conseil relative au caractère communicable et aux conditions de réutilisation, par la société ADD et associés, étude généalogique, des documents suivants, sachant que le demandeur précise que les données extraites des documents feront l'objet d'un usage interne : 1) les tables décennales de décès numérisées ; 2) tous les actes de décès numérisés ; 3) les index ou les systèmes de référencement se rapportant à ces images. 1. Communication des documents sollicités La commission rappelle qu'en vertu du deuxième alinéa de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, sont considérés comme documents administratifs, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, les documents produits ou reçus, dans le cadre de leur mission de service public, par l'État, les collectivités territoriales, ainsi que par les autres personnes de droit public ou de droit privé chargées de la gestion d'un service public. La commission estime, comme elle a pu le souligner dans son conseil n°20103032 du 21 décembre 2010, que les tables décennales, qui revêtent le caractère de documents administratifs au sens de l'article 1er de la loi du 17 juillet 1978, sont communicables intégralement et sans délai à toute personne qui en fait la demande. De même, des actes de décès, s'ils n'ont pas quant à eux le caractère de documents administratifs, sont intégralement communicables à toute personne qui en fait la demande, en application des articles L.213-1 et L.213-2 du code du patrimoine. La commission estime que les index ou systèmes de référencements se rapportant aux images des versions numérisées de ces documents, qui ont été élaborés pour les besoins de la mission de service public exercée par les services municipaux de la commune de Valence à l'égard de ces documents, présentent eux-mêmes le caractère de documents administratifs. Ils sont communicables dans les mêmes conditions que les tables décennales et les actes de décès, dans la mesure notamment où, en vertu de l'article 9 de la loi du 17 juillet 1978, les droits de propriété intellectuelle dont peuvent être grevés les documents administratifs ne font pas obstacle à leur communication, mais limitent seulement, lorsque ces droits ne sont pas détenus par l'administration elle-même mais par des tiers, la réutilisation qui est susceptible d'en être faite, conformément aux dispositions du code de la propriété intellectuelle et de l'article 10 de la loi du 17 juillet 1978. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L. 213-1 du code du patrimoine, les archives publiques sont communicables selon les modalités prévues à l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978 pour les documents administratifs. En vertu de ces dispositions, l'accès aux documents sollicités s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Vous avez informé la commission que la ville avait informatisé le service d’état-civil en 1988 et numérisé les actes anciens depuis 1909, ce qui représente environ 100 000 actes de décès disponibles sous différents formats électronique. S’agissant de la communication des documents sollicités sur support informatique, les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir 1,83 euro pour une disquette et 2,75 euros pour un cédérom. L'intéressé, qui doit alors être avisé du système et du logiciel utilisé, est également informé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. Vous avez toutefois également indiqué que la communication des documents nécessitait un travail par l’éditeur du logiciel d’état-civil, qui pouvait représenter plusieurs jours de prestations. La commission estime que si tel était bien le cas, il y aurait lieu d'en déduire que les documents sollicités n'existent pas en l'état et ne peuvent être obtenus par un traitement automatisé d'usage courant, de sorte que la demande ne devrait pas être regardée comme tendant à la délivrance de copies, sur un support identique à celui utilisé par l'administration, de documents existants, mais comme tendant à la confection de nouveaux documents, à laquelle l'administration n'est obligée ni par le code du patrimoine ni par la loi du 17 juillet 1978. Dès lors cependant que cette possibilité technique existe, il est loisible à la commune de Valence, qui n'y est pas tenue, de soumettre un devis au demandeur, qui pourra être invité à acquitter, au préalable, les frais de confection correspondants. 2. Réutilisation des informations contenues dans les documents sollicités La commission rappelle qu’il résulte de l’article 10 de la loi du 17 juillet 1978, qui garantit la libre réutilisation des informations publiques, que les informations contenues dans des documents administratifs constituent, en principe, des informations publiques soumises aux règles de réutilisation du chapitre II lorsque leur communication constitue un droit pour toute personne en vertu du chapitre Ier du Titre Ier de la même loi ou d’une autre disposition législative, ou lorsqu’elles ont fait l’objet d’une diffusion publique, et qu'elles ne sont pas contenues dans des documents sur lesquels des tiers à l'administration détiennent des droits de propriété intellectuelle. Par conséquent, sous cette dernière réserve, les informations contenues dans les documents qui sont communicables en vertu des principes rappelés plus haut constituent des informations publiques au sens de l’article 10, et leur réutilisation est régie par les dispositions du chapitre II du titre Ier de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime que tel est notamment le cas de « l'utilisation interne » de ces informations par la société ADD, qui, dès lors qu'elle paraît devoir contribuer à l'activité de cette étude généalogique, doit être regardée comme tendant à d'autres fins que celles de la mission de service public pour laquelle ces documents ont été produits. S'applique dès lors à cette réutilisation, notamment, l'article 13 de la loi du 17 juillet 1978, qui, en l'absence de disposition législative ou réglementaire le permettant, et à défaut du consentement des personnes intéressées, prohibe la réutilisation des informations comportant des données à caractère personnel, c'est à dire des données relatives, en principe, à une personne physique vivante. Tel est donc le cas des informations contenues dans les actes de décès mais relatives à des personnes vivantes. Tel pourrait être également le cas de certaines informations relatives aux personnes décédées mais dont la révélation pourrait comporter des conséquences sur la vie privée de personnes vivantes, selon la position adoptée par la Commission nationale de l'informatique et des libertés dans sa délibération n°2010-460 du 9 décembre 2010 portant recommandation relative aux conditions de réutilisation des données à caractère personnel contenues dans des documents d’archives publiques, à laquelle le réutilisateur devra se conformer, comme à l'ensemble des dispositions de la loi du 6 janvier 1978. La commission précise qu'il est loisible à la commune de Valence de subordonner la réutilisation au paiement d’une redevance, calculée conformément aux dispositions de l’article 15 de la loi du 17 juillet 1978. Cet article prévoit que, pour l'établissement de la redevance, l'administration tient compte des coûts de mise à disposition des informations, et peut aussi tenir compte des coûts de collecte et de production des informations et inclure dans l'assiette de la redevance une rémunération raisonnable de ses investissements comprenant, le cas échéant, une part au titre des droits de propriété intellectuelle. L'administration doit s'assurer que le produit total de la redevance, évalué sur une période comptable appropriée en fonction de l'amortissement des investissements, ne dépasse pas le total formé, d'une part, des coûts de collecte, de production et de mise à disposition des informations et, d'autre part, le cas échéant, de la rémunération au titre des droits de propriété intellectuelle. Si elle est soumise à une redevance, la réutilisation devra donner lieu à la délivrance d'une licence, qui en fixera les conditions, notamment pour y apporter les restrictions justifiées par des motifs d'intérêt général et proportionnées à ces motifs. Une interdiction générale de réutiliser commercialement les informations en cause ne paraîtrait pas, aux yeux de la commission, de nature à respecter ces règles. En l'absence de redevance, une pareille licence peut seulement être proposée au réutilisateur, sans lui être imposée.