Avis 20136108 Séance du 06/06/2013

Maître XXX XXX, conseil de Monsieur XXX XXX, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 15 mai 2013, à la suite du refus opposé par le préfet de la Seine-Saint-Denis à sa demande de communication, par courrier électronique ou consultation sur place, du dossier de son client détenu par le bureau des examens spécialisés de la direction de l'immigration et de l'intégration de la préfecture. Maître XXX a ensuite informé la commission qu'invitée, par télécopie du 22 mai 2013, à venir consulter sur place, le 29 mai 2013, le dossier de son client, elle n'a pu en réalité en consulter qu'une copie numérisée incomplète, le dossier original ayant été détruit la semaine précédente, malgré sa demande de communication et les assurances données par l'administration selon lesquelles le dossier serait préparé à son attention, destruction à laquelle l'administration a procédé dans le temps même où cette réponse favorable était adressée à Maître XXX. La commission rappelle que le dossier administratif sollicité était communicable à l'intéressé ou à son conseil, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, à l'exception des éléments qui auraient revêtu un caractère préparatoire, dont la communication était subordonnée à l'intervention de la décision administrative qu'ils préparaient, et après occultation, sur le fondement de ces mêmes dispositions, des mentions dont la communication porterait atteinte à la protection de la vie privée de tiers, ou qui feraient apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice, ainsi que des mentions dont la communication porterait atteinte à la sécurité publique ou la sécurité des personnes, en application du d) du 2° du I du même article. En l'état, dans la mesure où Maître XXX a pu accéder à l'ensemble des éléments qui subsistent du dossier sollicité, la commission ne peut que constater que la demande d'avis est devenue sans objet. La commission rappelle toutefois au préfet de la Seine-Saint-Denis l'obligation qui pèse sur toute autorité administrative d'assurer le respect du droit d'accès aux documents administratifs, qui constitue une garantie fondamentale accordée aux citoyens pour l'exercice des libertés publiques (Conseil d'Etat, 29 avril 2002, Ullmann, n°228830) dont ils ne sauraient être légalement privés par la destruction prématurée des documents dont ils ont souhaité recevoir communication. La commission rappelle également que la destruction de documents qui, dès lors qu'ils procèdent de l'activité, dans le cadre de leur mission de service public, de l'Etat, des collectivités territoriales, des établissements publics et des autres personnes morales de droit public ou des personnes de droit privé chargées d'une telle mission, constituent des archives publiques, n'est légalement permise que dans les conditions fixées aux articles L.212-2 et L.212-3 du code du patrimoine, à l'issue de la sélection prévue par ces dispositions et conformément à un accord entre l'autorité qui les a produits ou reçus et l'administration des archives.