Avis 20135187 Séance du 06/06/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 6 mai 2013, à la suite du refus opposé par le maire de Langlade à sa demande de communication, de préférence sur support numérique, des documents suivants : 1) au titre de l’année 2012 : a) le compte administratif et les documents annexés ; b) les décisions modificatives de dépenses ; c) les fiches relatives à la dotation globale de fonctionnement ; d) les tableaux d’amortissement des emprunts ; e) les rapports de présentation et d’analyse de ces documents et notamment les analyses financières réalisées par les comptables du trésor ; f) les bilans « cantine », « école », « centre aéré », « des investissements » ; g) le récapitulatif des subventions versées aux associations ; h) la délibération du conseil municipal sur des primes d’intéressement ou des virements de crédit ; i) les délibérations relatives aux comptes de gestion et administratifs prises le 20 mars 2013 ; 2) au titre de l’année 2013 : a) le budget primitif et ses annexes ; b) les délibérations relatives au compte prévisionnel 2013 et aux décisions budgétaires prises le 20 mars 2013 ; 3) l’ensemble des tableaux d’amortissement des emprunts contractés par la commune de 2001 à 2013 et qui sont encore en cours de remboursement. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Langlade a informé la commission que le conseil municipal n'avait pris aucune délibération relative à des primes d'intéressement ou des virements de crédits, que le comptable de la commune n'avait pas produit d'analyse financière sur les comptes 2012 et 2013 et que les documents mentionnés au point 1-f présentaient le caractère de documents internes de travail, non communicable. 1. La commission déclare donc sans objet la demande en tant qu'elle porte sur les analyses financières mentionnées au point 1-e) et sur les délibérations mentionnées au point 1-h). 2. S'agissant des points 1-c), 1-f), et 1-g) de la demande, la commission estime que les documents sollicités sont communicables à toute personne qui le demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. Elle émet donc un avis favorable sur ces points de la demande. 3. S'agissant des autres documents sollicités, la commission rappelle qu’il résulte de l’article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales que toute personne peut demander communication des délibérations et procès-verbaux du conseil municipal, des arrêtés municipaux, ainsi que des budgets et comptes de la commune. L’ensemble des pièces annexées à ces documents, y compris les pièces justificatives des comptes, sont communicables à toute personne qui en fait la demande, selon les modalités prévues par l'article 4 de la loi n° 78-753 du 17 juillet 1978. La commission rappelle aussi que, hormis le cas des demandes présentant un caractère abusif, le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. La commission souligne également qu'en application de l'article 35 du décret n°2005-1755 du 30 décembre 2005, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission émet donc également un avis favorable, sous les réserves mentionnées ci-dessus, sur cette partie de la demande.