Avis 20133268 Séance du 26/09/2013

Madame XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 19 août 2013, à la suite du refus opposé par le maire du Beausset à sa demande de communication des documents suivants la concernant, mentionnés dans le courrier du conseil juridique de la commune en date du 15 juillet 2009 et ne figurant pas dans son dossier administratif : 1) l'ensemble des pièces faisant état de certains manquements de sa part dans l'exercice de ses fonctions ; 2) le rapport établi par l'un des agents de surveillance de la commune. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire du Beausset a informé la commission de ce que la communication du rapport visé au point 2), qui a seulement consisté en un rapport oral effectué par un agent de la commune, avait été refusée à l'intéressée, au motif qu'elle aurait été de nature à porter préjudice à ce dernier et qu' en tout état de cause, il n'avait conservé aucune trace écrite de ce rapport. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur ce point. Le maire a également précisé que le dossier administratif de Madame XXX ne comportait aucun document correspondant à la demande. La commission, qui n'est pas en mesure, au vu des éléments portés à sa connaissance, d'apprécier si des documents correspondant au point 1) de la demande existent ou non, précise, à toutes fins utiles, que la circonstance que des documents concernant un agent public ne figurent pas dans le dossier individuel de l'intéressé ne fait nullement obstacle à leur communication. Elle rappelle néanmoins qu'aux termes du II de l'article 6 de la loi « Ne sont communicables qu'à l'intéressé les documents administratifs (...) faisant apparaître le comportement d'une personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice ». La commission estime qu'en vertu de ces dispositions, lorsque un signalement est le fait d'une personne physique - et non pas celui d’une autorité administrative agissant dans l’exercice de sa compétence - ce document n'est en principe communicable qu'à elle seule, à l'exclusion des personnes visées par ce signalement, à moins que des occultations ne permettent d'interdire toute identification de son auteur. Aussi, la commission émet un avis favorable à la communication des pièces mentionnées au point 1) de la demande, sous réserve qu'elles existent et qu'elles émanent d'une autorité administrative, ou, dans le cas où elles proviendraient d'une personne physique, sous réserve de l'occultation des mentions permettant une identification directe ou indirecte de leur auteur.