Conseil 20131095 Séance du 28/03/2013

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 28 mars 2013 votre demande de conseil portant sur l'obligation pour la mairie de délivrer à Monsieur et Madame XXX, agissant pour le compte de l'association boujanaise de sauvegarde de la vallée du Libron, la copie de deux études hydrauliques et des documents établis par les cabinets « Sud Géo » et « Aqua Conseil » qu'ils avaient pu consulter sur place en mairie le 31 janvier 2013. La commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi du 17 juillet 1978, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. A cet égard, la commission précise que les frais autres que le coût de l'envoi postal ne peuvent excéder des montants définis par l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001, à savoir, dans le cas de copies réalisées sur support papier, 0,18 euro la page en format A4. Ainsi, par elle-même, la seule circonstance qu’une personne ait déjà pu consulter des documents sur place ne dispense pas l’administration de lui en fournir des copies si elle le demande. La commission précise, en outre, que le volume des documents demandés ne peut, par lui-même, justifier légalement un refus de communication. En revanche, l’administration est fondée, dans ce cas, à aménager les modalités de communication afin que l'exercice du droit d'accès reste compatible avec le bon fonctionnement de ses services. Si la demande porte sur une copie de documents volumineux qu’elle n’est pas en mesure de reproduire aisément compte tenu de ses contraintes matérielles, l'administration est notamment en droit d'inviter le demandeur à venir consulter ces documents sur place et à emporter copie des seuls éléments qu’il aura sélectionnés. Alternativement, elle peut convenir avec le demandeur d’un échéancier de communication compatible avec le bon fonctionnement des services. Si l’administration ne dispose pas des moyens de reproduction nécessaires pour satisfaire une demande de communication portant sur un volume important de documents, elle peut faire établir un devis auprès d’un prestataire de service extérieur. Il lui appartiendra alors d'adresser le devis de ce dernier au demandeur pour qu'il y donne suite, s'il y a lieu. Vous interrogez également la commission sur la possibilité de déclarer abusives les demandes de communication des époux XXX qui, par leur fréquence, leur ampleur et le contexte conflictuel dans lequel elles s'inscrivent, excèderaient les sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration et viseraient en réalité à perturber le bon fonctionnement des services communaux. La commission rappelle qu'aux termes de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, « L'administration n'est pas tenue de donner suite aux demandes abusives, en particulier par leur nombre, leur caractère répétitif ou systématique ». La commission estime qu'une demande peut être considérée comme abusive au sens de ces dispositions lorsqu'elle vise, de façon délibérée, à perturber le fonctionnement d'une administration. Tel peut être le cas de demandes récurrentes, portant sur un volume important de documents traitant, le cas échéant, de la même affaire, de demandes que le service sollicité est manifestement dans l'incapacité matérielle de traiter, ou encore de demandes portant sur des documents auquel le demandeur a déjà eu accès. La commission fonde également son appréciation sur les éléments portés à sa connaissance par le demandeur et l'administration, quant au contexte dans lequel s'inscrit la demande et aux motivations qui la sous-tendent. Elle précise que la circonstance qu'une demande soit présentée par le représentant légal d'une association ou d'un syndicat pour le compte d'un tel organisme ne fait pas obstacle à ce qu'elle puisse néanmoins être regardée comme abusive, si elle vise manifestement à entraver le fonctionnement normal du service public et ne présente qu'un lien trop indirect avec les intérêts que cet organisme s'est donné pour objet de défendre. En revanche, il y a lieu de tenir compte de l'objet social de la personne morale qui peut souvent justifier la fréquence des demandes présentées dans le cadre de la mission qu'elle s'est assignée. Il vous appartient, en tout état de cause, d'en faire une appréciation au cas par cas à partir de ces critères et de ne rejeter que les demandes animées par la volonté de perturber le bon fonctionnement des services communaux. Il convient, en effet, de veiller à ce que les intéressés, comme l'association qu'ils représentent, ne soient pas privés, de manière générale, de tout droit d'accès aux documents administratifs en conséquence d'une demande abusive qu'ils auraient pu présenter à un moment donné. Dans le cas où les demandes sont suffisamment espacées dans le temps et portent sur un nombre raisonnable de documents, en lien avec l'activité de la personne morale, la commission estime que l'exception prévue à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne doit pas être opposée. Enfin, la commission estime qu'il ne lui appartient pas de se prononcer sur le caractère abusif des demandes d'une association déterminée dans le cadre d'une demande de conseil dont l'instruction, par nature, n'est pas contradictoire.