Avis 20130412 Séance du 21/02/2013

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 20 janvier 2013, à la suite du refus opposé par la directrice de l'Office palois de l'habitat (OPH 64) à sa demande de copie, en sa qualité d'administrateur de la confédération nationale du logement des Pyrénées-Atlantiques et élu à l'OPH de Pau, des documents suivants : 1) la liste des personnes bénéficiant d'un téléphone fixe ou d'un portable avec les motifs d'attribution et les contrats correspondants ; 2) les fiches de frais de missions avec l'objet des déplacements. La commission précise, à titre liminaire, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les membres du conseil d'administration d'un organisme tel qu'un office public de l'habitat peuvent tirer de cette qualité. Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que ces administrateurs puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par la loi du 17 juillet 1978, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission rappelle, également, que les offices publics de l'habitat sont des établissements publics à caractère industriel et commercial (EPIC) et que les documents qu'ils produisent ou reçoivent dans le cadre de leur mission de service public sont des documents administratifs communicables dans les conditions posées par la loi du 17 juillet 1978. Elle considère donc que la liste des agents bénéficiant d'un téléphone fixe ou portable attribué par l'Office palois de l'habitat à ses agents et précisant le type de contrat attaché à chacun des téléphones constitue, si elle existe, un document administratif communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, à l'exclusion toutefois de la partie de la demande portant sur les motifs d'attribution des téléphones portables, qui constitue en réalité une demande de renseignement dont elle n'est, en tout état de cause, pas compétente pour connaître. Elle précise, en outre, que les mentions de cette liste qui pourraient être couvertes par le secret de la vie privée, tels le numéro de téléphone de l'agent, son adresse personnelle ou sa consommation téléphonique effective, doivent être occultées préalablement à la communication. La commission considère, enfin, que les fiches de frais de missions comportant l'objet des déplacements, mentionnées au point 2) de la demande, constituent également des documents communicables au sens de la loi du 17 juillet 1978, après occultation des éventuelles mentions protégées par le secret de la vie privée. La commission émet donc, sous ces réserves, un avis favorable et prend note de l'intention de l'Office palois de l'habitat de satisfaire la demande de M. XXX en se conformant aux indications du présent avis.