Avis 20124274 Séance du 06/12/2012

Monsieur XXX XXX a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 8 novembre 2012, à la suite du refus opposé par le maire de Martigues et président de la communauté d'agglomération du pays de Martigues (CAPM) à sa demande de communication des documents suivants : 1) concernant la mairie de Martigues : a) les effectifs notés et non notés pour les années 2002 à 2008, visés par la commission administrative paritaire (CAP) de la catégorie A ; b) les tableaux d'avancement des promus pour les années 2002 à 2008, visés par la CAP de la catégorie A et publiés au CDG (affichage en mairie conformément à la législation) ; 2) concernant la CAPM : a) les effectifs notés et non notés pour les années 2009 à 2012, visés par la CAP de la catégorie A ; b) les tableaux d'avancement des promus pour les années 2009 à 2012, visés par la CAP de la catégorie A et publiés au CDG (affichage à la CAPM conformément à la législation). En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Martigues et président de la CAPM a informé la commission de ce que les documents visés au point 1) n’existent pas dans la mesure où les services de la mairie ne disposent du logiciel utilisé pour traiter de manière systématique les informations correspondantes et créer les documents du type de ceux dont la communication est demandée, que depuis l'année 2009. La commission rappelle que le droit de communication prévu à l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978 ne s'applique qu'à des documents existants ou susceptibles d’être obtenus par un traitement automatisé d’usage courant. En revanche, et sous cette dernière réserve, cette loi ne fait pas obligation à l’administration saisie d’une demande de communication de procéder à des recherches en vue de collecter l'ensemble des documents éventuellement détenus (CE, 27 septembre 1985, Ordres des avocats de Lyon c/ Bertin, recueil page 267), ou d'établir un document en vue de procurer les renseignements ou l'information souhaités (CE, 30 janvier 1995, Min. d'État, min. éduc. nat. c/ Mme Guigue et CE, 22 mai 1995, Association de défense des animaux victimes d'ignominie ou de désaffection). La commission prend note de l'indisponibilité des listes mentionnées au point 1) a). Elle déclare donc la demande d’avis irrecevable sur ce point. Elle émet en revanche un avis favorable à la communication des tableaux d'avancement mentionnés au point 1) b), dans la mesure où celle-ci n'exige ni que soit élaboré un nouveau document, ni que le maire procède à une collecte d'un ensemble de documents mal définis, mais seulement qu'il communique les tableaux d'avancement que ses services détiennent nécessairement et qui ne posent aucune difficulté d'identification. S'agissant des documents visés au point 2), le maire de Martigues et président de la CAPM a informé la commission qu'une copie des tableaux d'avancement sollicités avait été transmis au demandeur par courrier du 27 novembre 2012, à l'exception de celui établi au titre de l'année 2011 qui n'existe pas. La commission ne peut, dès lors, que déclarer sans objet la demande d'avis sur le point 2) b). Le président de la CAPM a par ailleurs précisé à la commission que les informations visées au point 2) a) étaient en possession du centre de gestion des Bouches-du-Rhône auquel il a transmis la demande de Monsieur XXX, en application du 4e alinéa de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978. La commission estime que les documents correspondants, s'ils existent en l'état ou peuvent être établis par un traitement informatisé d'usage courant, sont communicables à toute personne qui en fait la demande. Elle émet donc un avis favorable sur ce point 2) a) et invite le président de la CAPM à transmettre cet avis au centre de gestion.