Conseil 20080116 Séance du 10/01/2008

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 10 janvier 2008 votre demande de conseil relative au caractère communicable des documents suivants au futur repreneur d’un bar-restaurant : 1) les courriers et rapports d'inspection demandant aux professionnels un échéancier de réalisation de travaux de mise en conformité de l'établissement ; 2) les courriers (SE0701669, SE0702381 et SE0702439) relatifs aux visites d'inspection concernant la structure, le fonctionnement et un état des lieux de l'établissement ; 3) le courrier (SE0702381) et son rapport d'inspection faisant le bilan de la visite d'inspection et aboutissant à une visite d'inspection qui entrainera un nouveau contrôle, qui pourrait aboutir à un procès-verbal. La commission rappelle que, d’une manière générale, les rapports d'inspection des directions départementales des services vétérinaires constituent des documents administratifs communicables de plein droit à toute personne qui en fait la demande, après occultation, le cas échéant, en application du II de l'article 6 de la loi du 17 juillet 1978, des mentions couvertes par le secret en matière commerciale et industrielle, telles que les moyens techniques et humains de l'entreprise, de celles qui portent une appréciation ou un jugement de valeur sur une personne physique nommément désignée et de celles qui font apparaître le comportement d'une telle personne, dès lors que la divulgation de ce comportement pourrait lui porter préjudice. La commission souligne que les appréciations portées sur le fonctionnement d’un établissement n’ont pas, en principe, à être occultées, quand bien même mettrait-elle en cause les choix de gestion du gérant. Seules les mentions mettant personnellement et gravement en cause le gérant doivent être occultées. Toutefois, la commission estime qu’il y a lieu de tenir compte de la nature de la procédure d’inspection et des suites susceptibles de lui être données pour apprécier la communicabilité de tels rapports : - D’une part, lorsque ces rapports revêtent un caractère préparatoire à une décision administrative, l’article 2 de la loi de 1978 fait obstacle à leur communication à des tiers aussi longtemps que cette décision n’est pas intervenue ou que l’administration n’y a pas manifestement renoncé, à l’expiration d’un délai raisonnable. Ainsi, lorsqu'une lettre par laquelle votre service, après avoir constaté une ou plusieurs violations de la réglementation en vigueur, met en demeure l'établissement d'y remédier dans un certain délai sous peine de sanctions, le rapport correspondant revêt un caractère préparatoire jusqu'à ce qu’une décision de sanction ait été prise ou que l’administration ait renoncé à la prendre. Dans le cas où le rapport débouche sur un avertissement mais fait état de la nécessité d’une nouvelle visite de contrôle dans les mois suivants, le rapport conserve son caractère préparatoire jusqu’à l’issue de la procédure en cours. A l'inverse, dans le cas où votre service fait une constatation qui débouche sur une décision notifiée à l'intéressé, telle qu’une simple demande d’échéancier, sans faire état d’un nouveau contrôle à brève échéance, le rapport est immédiatement communicable. Cependant, la commission rappelle qu’en vertu de l’article 3 de la loi du 17 juillet 1978, « Sous réserve des dispositions de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, concernant les informations nominatives figurant dans des fichiers, toute personne a le droit de connaître les informations contenues dans un document administratif dont les conclusions lui sont opposées ». Elle en déduit que le caractère préparatoire des documents n’est opposable ni au gérant actuel de l’établissement, ni au futur repreneur, dès lors que la perspective de cette reprise est suffisamment avérée, ce qu’il vous appartient d’apprécier. - D’autre part, lorsque le contrôle débouche sur l’établissement d’un procès-verbal susceptible de donner lieu à une saisine du procureur de la République, la commission considère que le I de l’article 6 de la loi de 1978 fait obstacle à la communication des documents qui s’y rattachent dès lord que cette communication risquerait de porter atteinte au déroulement d'opérations préliminaires à l'engagement d'une procédure juridictionnelle. En l’espèce, la commission considère que la demande d’échéancier visée au point 1, qui ne fait pas mention d’éventuelles sanctions ou d’un nouveau contrôle, constitue par elle-même une décision dont l’intervention fait perdre aux courriers et rapports correspondants leur caractère préparatoire. Ces documents sont donc communicables à toute personne qui en fait la demande. En revanche, les documents visés au point 3 font état d’un nouveau contrôle que la direction est amenée à mener dans les mois à venir. Ces documents revêtent donc un caractère préparatoire jusqu’à l’intervention d’une décision consécutive au second contrôle. Il vous appartient toutefois d’apprécier l’opportunité d’une communication aux « futurs repreneurs », selon le degré de probabilité de cette reprise. Enfin, la commission estime qu’il n’y a pas lieu de distinguer entre les mentions relatives à la structure et celles qui portent sur le fonctionnement de l’établissement. Seules devront être occultées, s’il y a lieu, les mentions mettant personnellement et gravement en cause le gérant de l’établissement.