Conseil 20065008 Séance du 08/02/2007

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 8 février 2007 votre demande de conseil relative à la possibilité d'autoriser une association à procéder à une diffusion payante du DVD réalisé à partir de photographies des registres d'état civil de plus de cent ans de la commune. Vous avez autorisé une association, « le cercle de généalogie de Saint-Dizier Der et Perthois », à photographier, dans un but non lucratif, les registres d’état civil de la commune de plus de cent ans afin d’éviter de multiplier la manipulation des documents originaux, source potentielle de dégradation de ceux-ci. Un DVD des photos a été réalisé par cette association, avec un classeur des différentes listes de tri possibles facilitant les recherches généalogiques. Cette association vous demande aujourd’hui le droit de vendre ce DVD. Vous souhaitez que la commission vous indique si vous pouvez juridiquement accorder cette autorisation alors que ces actes sont librement communicables et lui avez adressé à cette fin un exemplaire du DVD. Les registres d’état-civil sont des documents tenus au nom de l’Etat mais qui ne revêtent pas le caractère de documents administratifs au sens de l’article 1er de la loi du 17 juillet 1978 ainsi que le Conseil d’Etat l’a jugé de façon constante. A l’expiration d’un délai de cent ans à compter de la date de l’acte, ils deviennent librement consultables en application du c) de l’article L.213-2 du code du patrimoine. Cette consultation se fait gratuitement dans les locaux où ces documents sont archivés. Ainsi, sont aujourd’hui librement consultables les actes antérieurs au mois de février 1907 mais pas ceux postérieurs à cette date. Les conditions d’accès à ces derniers sont définies par l’article 9 du décret n°62-921 du 3 août 1962 modifiant certaines règles relatives aux actes de l’état civil. L’initiative consistant à diffuser les actes de plus de cent ans en en permettant par exemple la consultation à distance sur un site Internet ou à les reproduire sur un support tel qu’un DVD conduit à s’interroger au préalable sur la possibilité qui pourrait être ainsi ouverte à ceux qui accéderont à ce site ou détiendront le DVD de réutiliser ces informations qui revêtent le caractère d’informations publiques au sens de l’article 10 de la loi du 17 juillet 1978 et qui, bien qu’anciennes, constituent des « données à caractère personnel » au sens de la loi du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. La commission relève à cet égard que la CNIL a émis des recommandations relatives à la mise en ligne de telles données. Dans une lettre adressée à la direction des archives de France (saisine 03013708), elle a notamment recommandé de limiter cette diffusion à des fichiers image des documents en question, excluant la possibilité d’une mise en ligne du seul contenu nominatif des documents après saisie informatique afin de limiter les possibilités d’indexation et donc de recherche sur les sites web concernés. Elle a aussi recommandé de limiter la possibilité de mise en ligne aux actes de plus de cent ans dont les éventuelles mentions marginales auront été préalablement occultées. La CNIL ne s’est cependant pas prononcée sur une reproduction de ces documents sur un support tel qu’un DVD. La commission a constaté que le DVD réalisé par l’association comporte principalement des photos, de qualité variable et pas toujours très lisibles, d’actes figurant sur les registres de la commune dont certains ont moins de cent ans ou sont assortis de mentions marginales postérieures à février 1907. Il comporte également des bases de données des actes confectionnées sous deux logiciels Windows : Excel et Access. Il s’agit de fichiers nominatifs reprenant selon la base en plus des patronymes, les dates de naissance, de mariage, de décès, etc., et seulement pour certaines bases (sous Access), les références du fichier image correspondant. La commission estime que ce DVD ne respecte pas les dispositions de l’article L.213-2 du code du patrimoine ni celles de l’article 9 du décret du 3 août 1962 et n’est pas non plus conforme aux recommandations de la CNIL en matière de mise en ligne. Dans ces conditions, la commission vous recommande vivement de ne pas autoriser la réutilisation de ce DVD à des fins commerciales et d’alerter l’association sur sa non conformité aux règles en vigueur. Elle vous invite, avant de prendre toute nouvelle décision consistant à autoriser la fabrication d’un autre DVD ou la mise en ligne de tels documents, à définir au préalable les règles de reproduction sur ce support tant en termes de qualité de l’image que de présentation et de format dans la mesure où ces éléments sont susceptibles de commander la réutilisation qui pourra en être faite. Il vous est possible à cette fin de consulter la CNIL afin de définir les mesures de protection qui doivent être prises à l’égard des données à caractère personnel ainsi que, le cas échéant, la direction des archives de France.