Conseil 20061017 Séance du 02/03/2006

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 2 mars 2006 votre demande de conseil relative au caractère communicable à des conseillers municipaux, par consultation sur place, des documents suivants : 1) registres des délibérations, comptes-rendus et procurations relatifs aux conseils municipaux pour les années 2004 et 2005 ; 2) factures et contrats portant sur les charges à caractère général pour l'exercice 2005 - sachant que ces documents sont au nombre de 3000 et que leur consultation sur place impliquerait la présence d'un agent " pendant deux semaines entières ". La commission rappelle en premier lieu qu'en application, d'une part, de l'article 2 de la loi du 17 juillet 1978, d'autre part, de l'article L. 2121-26 du code général des collectivités territoriales, qui prévoit que " toute personne physique ou morale a le droit de demander communication des procès-verbaux du conseil municipal, des budgets et des comptes de la commune et des arrêtés municipaux ", l'ensemble des documents visés sont librement communicables à toute personne qui en fait la demande - indépendamment de sa qualité d'élu municipal. S'agissant en second lieu des modalités de cette communication, la commission rappelle qu'en vertu de l'article 4 de la loi citée, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction. C'est donc au demandeur que revient en dernier ressort le choix du mode de communication - en l'espèce, la consultation sur place. La commission précise toutefois que ce dispositif ne fait pas obstacle à ce que l'administration, particulièrement dans le cas de petites communes, demande des délais afin de ne pas perturber le fonctionnement de ses services : l'objectif de transparence administrative, poursuivi par la loi du 17 juillet 1978, doit être concilié avec le principe, à valeur constitutionnelle, de continuité du service public. La commune pourrait donc être fondée, dans le cas de l'espèce, à fractionner en plusieurs étapes la mise à disposition des documents demandés.