Conseil 20011394 Séance du 05/04/2001

La commission d'accès aux documents administratifs a examiné dans sa séance du 5 avril 2001 votre demande de conseil relative à la possibilité pour un administré de consulter les archives communales, sans autres précisions, sachant qu'elles sont entreposées dans une pièce unique de la mairie où se trouvent également aussi bien des documents d'ordre général que personnel, et que compte tenu du petit nombre de personnel administratif, 3 personnes, il n'est pas possible de libérer un agent pour accompagner l'administré dans ses recherches. La commission a rappelé que les archives étaient conservées selon les termes du second alinéa de l'article premier de la loi du 3 janvier 1979 sur les archives, « tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche ». Aussi les archives sont-elles destinées à être communiquées aux personnes qui désirent les utiliser aux fins énumérées à l'article premier suscité. Dans le cas des archives publiques, dont font partie les archives des communes, le droit d'accès est fixé par les dispositions des articles 6 à 8 de la loi du 3 janvier 1979 suscitée. Celles-ci prévoient, d'une part, que les documents librement communiqués avant leur versement aux archives le restent, une fois ce versement intervenu ; d'autre part, que les documents susceptibles de mettre en cause des secrets de caractère individuel ou général deviennent communicables à toute personne à l'expiration du délai s'échelonnant entre 30 et 150 ans. Les services publics sont tenus de garantir l'accès à tout usager des archives librement communicables en application des dispositions des articles 6 à 8 susvisés. La commission a enfin rappelé les dispositions des articles L. 1421-7 et L. 1421-8 du Code général des collectivités territoriales. Le premier de ces articles oblige les communes de moins de 2000 habitants à déposer aux archives départementales les archives publiques qu'elles détiennent et ayant plus de 100 ans d'âge. Le second fait de cette obligation une simple possibilité dans le cas des communes de plus de 2000 habitants. Si votre commune se trouve dans l'impossibilité matérielle de remplir son devoir de communication au public, il vous appartient de vous rapprocher des archives départementales afin d'organiser le dépôt de vos archives. Si un tel dépôt intervenait, la commune resterait propriétaire de ses archives, en application du premier alinéa de l'article L. 1421-10 du code suscité.