Avis 20225873 Séance du 03/11/2022

Monsieur X a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 26 septembre 2022, à la suite du refus opposé par le maire de la commune de Coudray-Montceaux à sa demande de communication de son dossier individuel, comprenant notamment les éléments suivants : 1) sa fiche de poste de 1999 ; 2) sa ou ses fiche(s) de poste actualisée(s) depuis 23 ans en fonction de l’évolution de son poste et du site (X) ; 3) ses cycles de travail (plannings, tableaux de permanences, bornes horaires) des 10 dernières années et plus, antérieurs au 25 mars 2022 ; 4) tout document (planning, tableau de permanences depuis le 25 mars 2022) émanant de la direction générale des services et/ou de son supérieur hiérarchique, établissant son cycle de travail et ses permanences, permettant la qualification de rappel ; 5) les arrêtés municipaux, les comptes rendus du comité technique (CT) ou du comité d'hygiène, de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) se rapportant à son cycle de travail depuis 23 ans ; 6) tout document (arrêté, compte rendu CT ou CHSCT, cycles de travail) mentionnant l’équivalence du logement de fonction, attribué par l’arrêté du 24 novembre 2000, par nécessité absolue de service avec son cycle de travail et ses permanences ; 7) ses feuilles de notations à partir de l’année 2001 ; 8) sa feuille de notations de l’année 2021/2022. La commission rappelle, à titre liminaire, que les documents composant le dossier d’un agent public sont des documents administratifs en principe communicables à l’intéressé, en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Toutefois, le droit d’accès fondé sur la loi générale s’efface lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours. Il en va de même lorsque l'administration envisage de prendre une mesure défavorable en considération de la personne de l'agent, pour des motifs non disciplinaires. Tel est notamment le cas pour une procédure de mutation dans l'intérêt du service (CE, 30 décembre 2003, n° 234270) ou pour une décision mettant fin à un détachement (avis n° 20150210, du 19 février 2015). Dans ce cas, seules s’appliquent alors les dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement de l’article L311-6 précité. La commission estime, en premier lieu, que les fiches de poste d’un agent public constituent des documents administratifs communicables à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement des dispositions de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle émet donc un avis favorable à la demande en ses points 1) et 2). Elle relève, en deuxième lieu, que les emplois du temps individuels des agents publics qui comportent les noms de ces agents et révèlent ainsi leurs jours et horaires de travail ne sont communicables qu'aux intéressés, dans la mesure où la communication de ces informations porterait atteinte à la protection de leur vie privée, en application de l'article L311-6 du code des relations entre le public et l'administration. Les documents sollicités aux points 3) et 4), s’ils existent, sont donc communicables au demandeur, pour ce qui le concerne. Elle émet, sous ces réserves, un avis favorable à la demande. La commission estime, en troisième lieu, que les arrêtés mentionnés aux points 5) et 6) de la demande sont communicables au demandeur, en application de l’article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En quatrième lieu, la commission précise que les comptes rendus et les procès-verbaux des séances des comités techniques et du comité d'hygiène de sécurité et des conditions de travail (CHSCT) sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Ces documents doivent toutefois être préalablement occultés, en application des dispositions des articles L311-6 et L311-7 du code des relations entre le public et d'administration, des éventuels éléments protégés par le secret de la vie privée, des mentions révélant un jugement de valeur ou une appréciation sur une personne physique nommément désignée ou aisément identifiable et de celles faisant apparaître le comportement de tiers, si la divulgation de ce comportement est susceptible de leur porter préjudice, et à condition que l’occultation de ces mentions ne prive pas d’intérêt la communication de ces documents. Ainsi, seules les informations générales à l'exclusion de l'examen des situations individuelles d'agents nommément désignés ou aisément identifiables peuvent être communiquées. La commission précise, en ce qui concerne les informations d'ordre général présentant un caractère communicable, que le nom des membres des instances et leurs prises de position n'ont pas à être occultés dès lors qu'une telle divulgation n'est pas susceptible de leur porter préjudice. Sous ces réserves, elle émet donc un avis favorable à la communication des comptes rendus sollicités aux points 5) et 6). La commission estime, en dernier lieu, que les documents relatifs à la notation d’un agent public lui sont communicables en application de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration. Elle émet donc un avis favorable à la demande en ses points 7) et 8).