Avis 20210756 Séance du 25/03/2021

Maître X, conseil de Monsieur X, a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 4 février 2021, à la suite du refus opposé par le maire d'Ajaccio à sa demande de communication des documents suivants concernant son client : 1) la copie de son dossier administratif, la commune proposant la seule consultation auprès de la direction des ressources humaines de la commune ; 2) l'intégralité de l'annexe « État du personnel au 31 décembre 2016 » sachant que l'envoi du 7 janvier 2021 était incomplet. En l'absence de réponse du maire d'Ajaccio à la date de sa séance, s’agissant des documents sollicités au point 1), la commission rappelle que chaque agent public a le droit d’obtenir communication des pièces qui le concernent, notamment son dossier personnel, en vertu de l’article L311-6 du code des relations entre le public et l’administration, sauf à ce que soit pendante une instance disciplinaire, le droit d’accès fondé sur le code des relations entre le public et l'administration, loi générale, s’effaçant lorsqu’une procédure disciplinaire est en cours au bénéfice des dispositions spéciales prévues par la loi du 22 avril 1905 (article 65) ou par les différentes lois statutaires que la commission n’est pas compétente pour interpréter. Une fois la procédure disciplinaire achevée, le dossier de l’intéressé lui est librement accessible sur le fondement du livre III du code des relations entre le public et l’administration. La commission émet, sous les réserves précitées, un avis favorable à la communication des documents sollicités. La commission constate que le maire d'Ajaccio a proposé à Maître X, une consultation sur place. Elle en prend note mais relève que la demande porte non sur une consultation, mais sur l’envoi par copie des documents à l’adresse indiquée par la demanderesse. La commission rappelle, à cet égard, qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder le coût de cette reproduction et de l’envoi du document. Elle invite donc le maire d’Ajaccio à procéder à cet envoi, conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration moyennant le paiement préalable, le cas échéant, des frais de reproduction et d’envoi, dont le montant doit être porté à la connaissance de Maître X. S’agissant du point 2), la commission estime que ces documents sont des documents administratifs librement communicables à toute personne qui en fait la demande, sur le fondement de l’article L311-1 du code des relations entre le public et l’administration. Elle relève en l'espèce que le maire d’Ajaccio a transmis à la demanderesse trois tableaux correspondant aux effectifs au 31 décembre 2016. La commission en prend note mais relève que l'ensemble des documents correspondant à la demande n'a éventuellement pas été transmis à Maître X. La commission invite donc le maire d'Ajaccio à procéder, le cas échéant, à la communication de ces documents conformément aux dispositions de l’article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration et elle déclare le surplus de la demande sans objet.