Avis 20210173 Séance du 04/03/2021

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 11 janvier 2021, à la suite du refus opposé par le maire de Saint-Maurice-de-Gourdans à sa demande de communication, par courrier électronique et sans frais, la mairie proposant la seule consultation après avoir convenu préalablement d'un rendez-vous, du procès verbal de la séance du conseil municipal du 6 novembre 2020. La commission rappelle, à titre liminaire et à toutes fins utiles, qu'elle n'est pas compétente pour se prononcer sur les droits d'information que les conseillers municipaux tirent, en cette qualité, de textes particuliers tel l'article L2121-13 du code général des collectivités territoriales, qui dispose que : « Tout membre du conseil municipal a le droit, dans le cadre de sa fonction, d'être informé des affaires de la commune qui font l'objet d'une délibération ». Toutefois, cette circonstance ne fait pas obstacle à ce que les élus puissent se prévaloir du droit d'accès prévu par le livre III du code des relations entre le public et l'administration, qui est ouvert à toute personne, indépendamment des fonctions qu'elle exerce ou des mandats qu'elle détient. La commission estime que le document sollicité est communicable à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L2121-26 du code général des collectivités territoriales. En réponse à la demande qui lui a été adressée, le maire de Saint-Maurice-de-Gourdans l'a cependant informée que le procès verbal de la séance du conseil municipal du 6 novembre 2020 sollicité n’ayant pas été numérisé, le demandeur a été invité à plusieurs reprise à venir le consulter sur place. La commission observe ainsi que la demande porte essentiellement sur les modalités de communication. La commission rappelle qu'en vertu de l'article L311-9 du code des relations entre le public et l’administration, l'accès aux documents administratifs s'exerce, au choix du demandeur et dans la limite des possibilités techniques de l'administration, soit par consultation gratuite sur place, soit par courrier électronique et sans frais lorsque le document est disponible sous forme électronique, soit, sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation du document, par la délivrance d'une copie sur un support identique à celui utilisé par l'administration ou compatible avec celui-ci et aux frais du demandeur. L'administration est ainsi tenue de répondre aux demandes ne présentant pas un caractère abusif et de rechercher, compte tenu du choix éventuel des demandeurs et de ses possibilités techniques, le mode de communication approprié parmi ceux énumérés par cet article. La commission souligne également qu'en application de l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration, les frais correspondant au coût de reproduction des documents et, le cas échéant, d'envoi de ceux-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Ces frais sont calculés conformément aux articles 2 et 3 de l'arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget du 1er octobre 2001. L'intéressé doit être avisé du montant total des frais à acquitter, dont le paiement préalable peut être exigé. La commission a déjà estimé que les dispositions de l'article L311-9 précité ne font pas obligation à l’administration de communiquer sous forme électronique les documents dont elle ne dispose pas déjà sous cette forme (avis n° 20163157 du 8 septembre 2016 ; conseil n° 20061580 du 13 avril 2006), ou de numériser un document disponible en version papier (avis n° 20104684 du 21 septembre 2010). Par ailleurs, si le demandeur n'accepte pas une consultation sur place lui permettant d'opérer une sélection de documents, selon des horaires répondant, le cas échéant, à des contraintes professionnelles particulières qu'il justifie, et que l’administration ne dispose pas des moyens techniques de reproduction des documents demandés, il lui appartient de recourir à un prestataire de services après avoir soumis un devis à l'intéressé (avis n° 20072668 du 5 juillet 2007 ; n° 20064872 du 9 novembre 2006). Dans une telle hypothèse, la commission a déjà précisé que l'administration était fondée à facturer le prix exact de la reproduction, par le prestataire, des documents en cause (avis n° 20130595 du 20 juin 2013, n° 20161394 du 12 mai 2016). L’absence de devis préalable ou d’indications suffisantes de ce devis justifiant le montant réclamé pour réaliser les copies, ou encore la présentation d’un devis dont le montant serait manifestement excessif, sont néanmoins assimilables à un refus de communication de la part de l’administration qui a été saisie. En cas de recours à un prestataire extérieur et d'acceptation par le demandeur après soumission du devis, il appartient à l'administration de faire exécuter les travaux en exigeant, si elle le souhaite, le règlement préalable des frais de reproduction (avis n° 20071101 du 22 mars 2007). En l’espèce, la commission s'étonne que le maire de Saint-Maurice-de-Gourdans ne dispose pas dans son serveur informatique des procès verbaux des séances du conseil municipal. Elle ajoute que si le document sollicité est disponible sous la forme de documents de type Word, il y a lieu de le proposer, sous ce format, au demandeur. Dans le cas contraire, si le demandeur confirme son souhait d'obtenir la communication de ce document par courrier électronique, il appartiendra au maire de Saint-Maurice-de-Gourdans, comme il le propose, de faire établir un devis auprès d'un prestataire de service extérieur chargé de numériser le document, puis d'adresser ce devis au demandeur afin qu'il puisse y donner suite, s'il y a lieu. La commission émet un avis favorable à la demande dans les conditions qui ont été précédemment rappelées.