Avis 20193930 Séance du 07/11/2019

Monsieur X a saisi la commission d'accès aux documents administratifs, par courrier électronique enregistré à son secrétariat le 1er août 2019, à la suite du différend qui l'oppose au maire de Perpignan sur les modalités de communication de la copie intégrale de l'acte de mariage de Monsieur X et Madame X célébré le X. La commission, qui a pris connaissance de la réponse de l'administration, estime que les documents administratifs sollicités sont communicables à toute personne qui en fait la demande, en application de l'article L311-1 du code des relations entre le public et l'administration. En application de ces dispositions, l'accès aux archives publiques s'exerce notamment, au choix du demandeur, dans la limite des possibilités techniques de l'administration, et sous réserve que la reproduction ne nuise pas à la conservation de l'original, par la délivrance d'une copie, aux frais du demandeur, sans que ces frais puissent excéder les coûts déterminés conformément à l'article R311-11 du code des relations entre le public et l’administration et à l'arrêté du Premier ministre et de la secrétaire d’État au budget du 1er octobre 2001. La commission précise qu'aux termes de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration : « A l'occasion de la délivrance du document, des frais correspondant au coût de reproduction et, le cas échéant, d'envoi de celui-ci peuvent être mis à la charge du demandeur. Pour le calcul de ces frais sont pris en compte, à l'exclusion des charges de personnel résultant du temps consacré à la recherche, à la reproduction et à l'envoi du document, le coût du support fourni au demandeur, le coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document ainsi que le coût d'affranchissement selon les modalités d'envoi postal choisies par le demandeur. Les frais autres que le coût de l'envoi postal sont établis dans des conditions fixées par arrêté conjoint du Premier ministre et du ministre du budget. Ils ne peuvent excéder des montants définis dans les mêmes conditions. L'intéressé est avisé du montant total des frais à acquitter dont le paiement préalable peut être exigé ». La commission en a déduit que lorsque un document administratif peut, eu égard à son état de conservation, faire l'objet de photocopies, le montant des frais de reproduction ne saurait excéder le montant de 0,18 euro par page A 4 fixé à l'article 2 de l'arrêté du 1er octobre 2001. En revanche, lorsqu'il s'agit d'originaux insusceptibles d'être reprographiés et dont la copie est obtenue à partir d'un microfilm, ou par photographie, l'autorité administrative peut tenir compte du coût d'amortissement et de fonctionnement du matériel utilisé pour la reproduction du document. En l'espèce, la commission comprend que la reproduction par photocopie des documents sollicités, qui n'existent que sous forme originale, nuirait à leur conservation. Elle relève que la somme demandée représente le coût des photographies numériques à hauteur de 3 euros par page, prix qui paraît se situer dans la gamme des prix pratiqués par les autres services d'archives. La commission considère en conséquence que ces modalités de tarification sont conformes aux dispositions de l'article R311-1 du code des relations entre le public et l'administration. Elle en déduit que la lettre du 1er juillet 2019 du maire de Perpignan demandant à Monsieur X le règlement de la somme de 3 euros préalablement à l'envoi des photographies ne peut s'analyser comme un refus de communication. La commission déclare, par suite, la demande d'avis irrecevable et invite le demandeur, s'il souhaite obtenir l'envoi des photographies dont la réalisation lui est proposée, à s'acquitter de ce paiement.