Avis 20191637 Séance du 28/11/2019

Monsieur X, X, a saisi la Commission d'accès aux documents administratifs, par courrier enregistré à son secrétariat le 22 août 2019, à la suite du refus opposé par la ministre des armées à sa demande de communication, par le biais d'une publication en ligne, des détails d’utilisation de la « dotation de frais de représentation des membres du Gouvernement », prise en charge par ledit ministère, pour les années 2015, 2016, 2017 et 2018. La commission comprend de la réponse que le Premier ministre lui a adressée, qu’une dotation de frais de représentation est allouée à chaque membre du Gouvernement par le cabinet du Premier ministre, dont le montant est, en année pleine, de 100 000 euros pour un secrétaire d'Etat, 120 000 euros pour un ministre placé auprès d'un ministre et 150 000 euros pour un ministre, qu'elle est prise en charge sous la responsabilité de chaque ministre dans le cadre de la règlementation budgétaire et comptable de l’État et qu'elle fait l'objet d'une attention particulière des services ordonnateurs dans les différents ministères, comme du contrôleur budgétaire et comptable ministériel mais qu'il n’existe pas de document établissant les détails de son utilisation. Le Premier ministre a, en outre, précisé qu'un tel document ne pouvait être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant au regard des fonctionnalités qu'offre le logiciel CHORUS dès lors que ce logiciel ne permet pas, d’une part, de traiter automatiquement, au sein des dépenses du programme portant les fonctions transversales et le secrétariat général du ministère, celles qui sont spécifiquement liées aux frais de représentation ni, d’autre part, d’identifier celles qui, au sein de ces dernières dépenses, sont imputables à l’administration ou à son cabinet et qu'il existe des dépenses qui, n'étant pas divisibles, impliquent un prorata. La commission rappelle que le code des relations entre le public et l'administration ne fait pas obligation à l’administration de communiquer des données dont l’extraction suppose des requêtes informatiques complexes ou une succession de requêtes particulières qui diffèrent de l’usage courant pour lequel ce fichier a été créé (avis n° 20140860 du 5 juin 2014) et considère que le retraitement manuel qu'implique la demande constitue une charge excessive au regard des sujétions que le législateur a entendu faire peser sur l'administration en vertu du droit d'accès aux documents administratifs. La commission déclare, en conséquence, la demande, qui porte sur un document qui n'existe pas et ne peut être obtenu par un traitement automatisé d'usage courant, sans objet.